Yr Arolygiaeth Gynllunio - Rheoli Corfforaethol - Crynodeb

Y Bwrdd Rheoli Strategol

Amcan

1. Amcan y Bwrdd Rheoli Strategol yw darparu cyngor strategol i’r Prif Weithredwr. Wrth gyflawni’r amcan hwnnw bydd yn:

• dyrannu’r adnoddau sy’n angenrheidiol i fodloni’r targedau y cytunwyd arnynt gydag adrannau noddi’r Arolygiaeth;
• cyfleu gweledigaeth, rôl, cyfeiriad a blaenoriaethau’r Arolygiaeth i staff a rhanddeilaid eraill;
• sicrhau y dyrennir adnoddau’r Arolygiaeth yn effeithlon ac yn effeithiol gan roi sylw i werth am arian;
• monitro a cheisio gwella perfformiad yr Arolygiaeth;
• gwella enw da yr Arolygiaeth;
• rheoli risgiau strategol;
• sicrhau bod y sefydliad yn ymateb i anghenion cwsmeriaid;
• sicrhau bod staff yr Arolygiaeth yn gwbl ymrwymedig i fodloni amcanion yr Arolygiaeth.

Nid yw’r Bwrdd Rheoli Strategol yn rhan o’r gwaith o reoli’r Arolygiaeth o ddydd i ddydd.

Cyfansoddiad

2. Yn ogystal â’r Prif Weithredwr, mae Aelodau Strategol o’r Bwrdd yn cynnwys y Dirprwy Brif Weithredwr/Pennaeth Proffesiwn, Cyfarwyddwyr Is-adrannol, Pennaeth yr Is-adran Polisi Ansawdd a Hyfforddi a’r Cyfarwyddwyr Anweithredol.

Cyfarwyddwyr Anweithredol

3. Rôl y Cyfarwyddwyr Anweithredol yw cyfrannu at benderfyniadau cyfunol y Bwrdd ar faterion megis cynllunio busnes, polisi, strategaeth, perfformiad, adnoddau a Rheolaeth Gorfforaethol. Fe’u penodwyd i ddarparu persbectif allanol, i herio a chraffu ac i ddarparu gwybodaeth a chyngor annibynnol yn unol â’u meysydd unigol o arbenigedd yn seiliedig ar eu profiad ehangach mewn sefydliadau eraill.

4. Penodwyd y Cyfarwyddwyr Anweithredol yn dilyn cystadleuaeth agored ac yn unol â’r egwyddorion a nodwyd yn y cod ymarfer ar gyfer Penodiadau gan Weinidogion i Gyrff Cyhoeddus a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Cabinet a’r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus.

Gweithredu’r Bwrdd Rheoli Strategol

5. Caiff Cyfarfodydd y Bwrdd Strategol eu cynnal yn chwarterol fel rheol. Gellir trefnu cyfarfodydd eraill pryd bynnag y bydd eu hangen gan ddibynnu ar fusnes yr Asiantaeth, ar ddisgresiwn y Prif Weithredwr. Yn absenoldeb y Prif Weithredwr, byddai’r angen am gyfarfod ychwanegol yn fater i Aelodau’r Bwrdd sydd ar gael benderfynu arno.

6. Nid oes angen isafswm aelodau’r Bwrdd i wneud cworwm.

7. Yn absenoldeb y Prif Weithredwr, y Dirprwy Brif Weithredwr fydd fel rheol yn cadeirio cyfarfod y Bwrdd. Os bydd angen galw am gyfarfod Bwrdd arall ar fyr rybudd, ac nad yw’r Prif Weithredwr na’r Dirprwy ar gael, yr aelodau hynny o’r Bwrdd sy’n bresennol fydd yn penderfynu sut y dylid rhedeg y cyfarfod.

8. Gwneir penderfyniadau ar y cyd, gan ystyried yn llawn gyfrifoldeb personol y Prif Weithredwr dros reoli’r Arolygiaeth yn effeithiol. Mewn unrhyw gyfarfod Bwrdd y mae’n rhaid ei gynnal yn absenoldeb y Prif Weithredwr, dylai’r Bwrdd geisio dod i gonsensws ar unrhyw gamau gweithredu arfaethedig; fel arall penderfyniad y mwyafrif fydd yn drech.

Presenoldeb mewn cyfarfodydd

9. Disgwylir i Aelodau’r Bwrdd fynychu cymaint o gyfarfodydd â phosibl. Bydd yr Ysgrifennydd yn aildrefnu cyfarfodydd lle y bydd hyn yn ymarferol os bydd mwy nag un aelod yn debygol o fod yn absennol. Gall dirprwyon ar ran Aelodau’r Bwrdd sy’n absennol fynychu cyfarfodydd y Bwrdd ar ddisgresiwn y Prif Weithredwr.

10. Gall aelodau priodol o staff (e.e. awduron papurau’r Bwrdd) fynychu cyfarfodydd y Bwrdd ar ddisgresiwn y Prif Weithredwr.

11. Caiff y Bwrdd hefyd gymorth gan Ysgrifennydd y Bwrdd, nad yw’n aelod llawn o’r Bwrdd ond sydd er hynny yn mynychu pob un o gyfarfodydd y Bwrdd.

Mynegi penderfyniadau’r Bwrdd

12. Cymeradwyir cofnodion yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd. Ar ôl eu cymeradwyo, sicrheir y bydd copïau o’r cofnodion ar gael ar y safle hwn. Dim ond i Aelodau’r Bwrdd y caiff cofnodion y Bwrdd a ddosberthir fel “Cyfyngedig” eu dosbarthu. Caiff cofnodion pellach eu dosbarthu ymysg staff yr Arolygiaeth os bydd angen iddynt gael gwybod am fater a drafodwyd.

13. Cyfrifoldeb yr aelodau hynny o’r Bwrdd Rheoli Strategol sydd hefyd yn aelodau o’r Tîm Rheoli yw sicrhau y rhoddir adborth priodol i staff yn eu His-adrannau ynglyn â phenderfyniadau’r Bwrdd.

Agenda a phapurau

14. Bydd Ysgrifennydd y Bwrdd yn paratoi agenda ar gyfer Cyfarfodydd y Bwrdd i’w chymeradwyo gan y Prif Weithredwr. Bydd y Bwrdd fel rheol yn ystyried eitemau wedi’u hategu gan bapurau. Dim ond â chymeradwyaeth y Prif Weithredwr y caiff eitemau llafar eu derbyn. Dylai papurau, os yn bosibl, fod ar gael i’w dosbarthu erbyn diwedd y dydd ar y dydd Gwener cyn y cyfarfod y cânt eu hystyried ynddo. Mae’n rhaid i bob papur y seilir penderfyniadau arnynt fod ar gael i’w dosbarthu ddau ddiwrnod cyn dyddiad y cyfarfod. Cyhoeddir papurau ar y safle hwn oni bai y bydd yr awdur yn nodi “Cyfyngedig” arnynt.