Lleoliad a Chyfleusterau ar gyfer Ymchwiliadau Cyhoeddus, Gwrandawiadau ac Archwiliadau

1. Darperir y lleoliad a'r cyfleusterau ar gyfer ymchwiliadau cyhoeddus, gwrandawiadau ac archwiliadau i apeliadau cynllunio ac apeliadau cysylltiedig a cheisiadau a alwyd i mewn, gorchmynion prynu gorfodol a hawliau tramwy, dogfennau cynlluniau datblygu a'u tebyg ar y cyfan gan Awdurdodau Cynllunio Lleol neu Awdurdodau sy'n Gwneud Gorchmynion.

2. Caiff ymchwiliadau, gwrandawiadau ac archwiliadau eu cynnal fel arfer mewn adeiladau cyngor, siambrau cyngor neu ystafelloedd pwyllgora addas ond caiff rhai ohonynt eu cynnal hefyd mewn neuaddau, gwestai, ysgolion, theatrau ac ati.

3. Y lleoliad fydd yr amgylchedd gwaith ar gyfer yr Arolygydd, staff yr awdurdod lleol a phartïon eraill. Felly mae'n bwysig ei fod yn bodloni'r gofynion iechyd a diogelwch perthnasol ar gyfer gweithle o ran tymheredd, hwylustod mynediad, cyfleusterau atodol ac ati. Mae hefyd yn lle y rhoddir mynediad i aelodau'r cyhoedd a dylid gwneud darpariaeth ddigonol ar gyfer seddau cyfforddus a mynediad i doiledau.

4. Er y byddai'n ddefnyddiol i'r lleoliad fod yn agos at safle'r apêl neu safle'r gorchymyn - e.e. er mwyn ei gwneud yn bosibl i fwy o drigolion lleol fod yn bresennol- bydd angen pwyso hyn yn erbyn materion eraill megis darparu mannau parcio ceir, y gallu i ddefnyddio trafnidiaeth gyhoeddus, cyfleusterau yn y lleoliad ei hun (ystafell ymwisgo, llungopiwyr, ffonau ac ati) ar argaeledd caffis neu fwytai. Mae'n bosibl y byddai lleoliad mewn tref gyfagos (e.e. lle y byddai trigolion lleol fel rheol yn mynd yn rheolaidd i siopa) yn fwy priodol na neuadd y pentref. Fel arfer dylid dod o hyd i leoliad canolog ar gyfer archwiliad yn yr ardal y mae'r ddogfen sy'n cael ei harchwilio yn berthnasol iddi. Mae'r nodyn hwn yn nodi'r gofynion gwahanol ar gyfer lleoliad gan gynnwys y rheini a nodwyd mewn deddfwriaeth.

Lleoliad

5. Dylai'r lleoliad:

• fod mewn lle cyfleus i'r rhan fwyaf o'r rheini sydd am fod yn bresennol;
• cael ei wasanaethu'n dda gan drafnidiaeth gyhoeddus;
• cael cyfleusterau parcio digonol gerllaw, gyda lle wedi'i gadw ar gyfer yr Arolygydd oni hysbysir na fydd ei angen;
• cael darpariaeth ar gyfer parcio i'r anabl

Dylid sicrhau bod digon o arwyddion yn arwain at y lleoliad ac y gellir ei gyrraedd yn uniongyrchol ac yn hawdd, heb fynd drwy ystafelloedd neu swyddfeydd eraill. Yn arbennig, mae dyletswydd ar bob corff cyhoeddus o dan Ddeddf Gwahaniaethu ar sail Anabledd 1995 a Dyletswydd Cydraddoldeb i Bobl Anabl 2006 i sicrhau bod y cyfleusterau a ddarperir yn hygyrch i bobl ag anableddau, drwy wneud addasiadau priodol os oes angen. Gweler y nodyn a'r holiadur atodedig i gael rhagor o fanylion.

Yr Ystafell

6. Dylai'r ystafell fod yn ddigon mawr i gynnal y nifer o bobl y disgwylir iddynt fod yn bresennol yn gyfforddus ond nid yw neuaddau mawr yn briodol ar gyfer gwrandawiad, ymchwiliad neu archwiliad lle na fydd ond ychydig o bobl yn debygol o fod yn bresennol. Yn yr un modd, nid yw ystafelloedd bach yn briodol ar gyfer ymchwiliadau sydd o ddiddordeb mawr i'r cyhoedd.

7. Ni ddylai sŵn nac aflonyddwch sy'n gysylltiedig â gweithgareddau mewn rhannau eraill o'r adeilad neu'r ardal o amgylch effeithio ar yr ystafell e.e. cylchoedd chwarae, chwaraeon a gemau neu waith adeiladu.

8. Dylai seddau'r cyhoedd gael eu gosod yn gyfleus er mwyn galluogi aelodau'r cyhoedd i gael mynediad heb darfu ar y gweithrediadau ac i edrych a gwrando ar yr hyn sy'n digwydd heb anhawster. Os na fydd hyn yn bosibl dylid darparu system sain.

9. Mae'r Arolygydd ac aelodau'r cyhoedd yn debygol o fod mewn adeilad sy'n anghyfarwydd iddynt. Dylid marcio allanfeydd/allanfeydd tân yn glir a dylid cadw at reoliadau iechyd a diogelwch. Dylid sicrhau bod yr Arolygydd yn ymwybodol o'r gweithdrefnau ar gyfer gwagio'r adeilad mewn achos o dân neu argyfwng arall cyn i'r cyfarfod ddechrau fel y gellir eu cyhoeddi yn ystod y sesiwn agoriadol.  Byddai'n well pe byddai modd i'r sawl sy'n awyddus i fod yn bresennol fynd i mewn ac allan o'r ystafell heb orfod gofyn yn benodol i rywun agor y drws iddynt. Dylid caniatáu amser rhesymol i bartïon ac aelodau'r cyhoedd fynd i mewn i'r ystafell cyn agor yr ymchwiliad, gwrandawiad neu'r archwiliad ac yn sicr, ni ddylid gwrthod rhoi caniatâd iddynt fynd i mewn cyn y bydd naill ai gynrychiolwyr y Cyngor neu'r Arolygiad yn cyrraedd.

10. Os bydd ymchwiliad, gwrandawiad neu archwiliad yn para mwy na diwrnod, dylai fod modd sicrhau bod yr ystafell yn ddiogel dros nos er mwyn osgoi'r angen i symud dogfennau trwm i mewn ac allan yn ddyddiol. Os na fydd hyn yn bosibl, dylid storio dogfennau mewn man diogel sydd mor agos at yr ystafell â phosibl.

11. Dylai'r ystafell gael ei gwresogi a'i hawyru'n ddigonol a dylai fod digon o olau naturiol neu olau artiffisial ar gael fel y darllen dogfennau yn hawdd.

12. Dylai'r drysau sy'n arwain i mewn i'r ystafell fod yn llydan a dylai fod ar y llawr daear os nad oes lifft ar gael a fyddai'n hygyrch i rywun anabl. Dylid gosod dolen sain anwythol a sicrhau ei bod yn gweithio. Dylid trefnu dehonglwr iaith arwyddion os bydd angen.

Cyngor ar Fynediad

13. Mae Awdurdodau Cynllunio Lleol yn gyfrifol am sicrhau bod lleoliadau ar gyfer gwrandawiadau ac ymchwiliadau yn hygyrch ond nid yw hyn yn golygu nad yw Arolygwyr yn atebol am hyn hefyd. Gall problemau o ran mynediad effeithio ar aelodau eraill o'r cyhoedd, e.e. gofalwyr neu warcheidwaid gyda chadeiriau gwthio neu blant ifanc a phobl anabl, a gallant gynnwys:

• dim parcio i'r anabl
• dim rampiau i gadeiriau olwyn
• drysau sy'n rhy gul neu rhy drwm i'w hagor neu sy'n agor tuag allan
• seddau mewn haenau heb fynediad i'r llawr daear
• ystafell gyfarfod ar lefel uwch heb lifft
• dim dolen sain na system sain effeithiol
• coridorau neu dramwyfeydd wedi'u rhwystro neu eu goleuo'n annigonol.
• cyfleusterau annigonol eraill e.e. toiledau

Os bydd prinder cyfleusterau priodol yn annerbyniol ym marn yr Arolygydd yn dderbyniol caiff y gwrandawiad neu'r ymchwiliad ei ohirio hyd nes y deuir o hyd i leoliad sy'n fwy hygyrch neu hyd nes y darperir cyfleusterau priodol.

Cynllun Ystafell yr Ymchwiliad

14., Dylai bwrdd yr Arolygydd, a ddylai fod â sgrin preifatrwydd, fod mewn lleoliad canolog ar un pen neu ochr o'r ystafell, ar blatfform isel yn ddelfrydol. Dylid gosod y bwrdd fel na fydd yn rhaid i bobl gerdded y tu ôl i'r Arolygydd. Dylid creu gweithfan gyfforddus i'r Arolygydd gyda digon o fyrddau a chadeiriau addas - dylai'r bwrdd fod yn ddigon mawr i osod cynlluniau arno, ac mae bwrdd i'r ochr i roi dogfennau arno yn ddefnyddiol. Fel arfer dylai fod modd troi'r gadair a dylai gynnal y cefn yn briodol.

15. Dylai'r prif bartïon fod yn eistedd yn wynebu ei gilydd ar onglau sgwâr i'r Arolygydd a dylid darparu byrddau mawr ar wahân ar eu cyfer.

16. Yn ddelfrydol dylai partïon â diddordeb sy'n cael eu cynrychioli allu eistedd ochr yn ochr â'r prif barti y maent yn ei gefnogi, neu'n agos ato.

17. Dylai bwrdd y tystion fod wedi'i osod mewn man lle y gall yr eiriolwyr a'r Arolygydd gyfarch y tystion yn gyfleus a lle y gall y cyhoedd ei weld. Ni ddylai tystion eistedd â'u cefnau at y cyhoedd na'r Arolygydd. Mae safle sydd 45º i ochr yr Arolygydd yn addas, yn gyffredinol.

18. Dylid lleoli'r byrddau arddangos fel y gellir eu gweld yn glir a'u bod yn hygyrch i aelodau'r cyhoedd a lle y gellir eu harchwilio heb darfu ar yr ymchwiliad.

19. Dylid gosod seddau fel y gall y cyhoedd weld a chlywed yr achos heb anhawster ac i fynd a dod heb darfu ar bethau. Dylid osgoi gosod seddau ar gyfer aelodau'r cyhoedd yn uniongyrchol y tu ôl i'r eiriolwyr neu'r tystion.

20. Dylid darparu bwrdd a chadeiriau ar gyfer y wasg. Dylai bwrdd y wasg gael ei farcio'n glir a'i roi mewn man lle y gall y gohebwyr weld yr achos a mynd a dod heb darfu ar bethau.

21. Mae cynllun ystafell awgrymedig ar gyfer ymchwiliad wedi'i atodi yn Atodiad 1.

22. Dylid sicrhau bod digon o le a darpariaeth ddigonol ar gyfer pobl anabl. Er enghraifft, dylai unigolyn â nam ar ei glyw sy'n gallu darllen gwefusau allu eistedd yn agos at du blaen yr ystafell er mwyn gweld wynebau'r cyfranogwyr yn glir. Dylid cymryd yr un gofal ar gyfer cynllun Ystafell Gwrandawiad isod.

Cynllun Ystafell yr Archwiliad neu Ystafell y Gwrandawiad (gan gynnwys sesiynau bord gron)

23. Dylai'r trefniadau ar gyfer gwrandawiad neu archwiliad gael eu cynllunio i greu'r amgylchedd cywir ar gyfer trafod, ac i leihau neu osgoi ffurfioldeb ymchwiliad. Yn ddelfrydol bydd y lleoliad yn ystafell bwyllgora neu fan tebyg, sy'n ddigon mawr i fod yn gyfforddus i'r holl bobl hynny sy'n debygol o fod yn bresennol, ond heb fod yn rhy fawr fel ei bod yn anodd clywed. Yn gyffredinol, mae siambrau cyngor yn anaddas. Fel arfer dylai'r Arolygydd a'r partïon (gan gynnwys partïon â diddordeb) allu eistedd o amgylch bwrdd mawr neu fyrddau wedi'u trefnu mewn siâp petryal o faint digonol. Os disgwylir i nifer fawr o bartïon â diddordeb neu wylwyr fod yn bresennol, efallai y bydd angen gosod seddau ychwanegol y tu hwnt i'r bwrdd, yn wynebu cadair yr Arolygydd. Y nod yw sicrhau bod pawb sy'n bresennol, gan gynnwys y rheini ag anableddau neu anghenion arbennig yn gallu clywed, gweld a chymryd rhan yn yr achos heb anhawster. Dylai offer sain fod ar gael hefyd i'w gwneud yn haws i bobl glywed.

Yr Iaith Gymraeg

24. Mae croeso i aelodau'r cyhoedd siarad Cymraeg mewn gwrandawiadau, ymchwiliadau ac archwiliadau a drefnir gan yr Arolygiaeth Gynllunio. Bydd unrhyw ddeunydd a gyhoeddir (gan gynnwys hysbysiadau ffurfiol) yn datgan yn glir bod croeso i'r cyhoedd gyfrannu yn Gymraeg ac yn Saesneg. Bydd yr awdurdod cynllunio lleol yn darparu cyfleusterau cyfieithu i'r Gymraeg ac o'r Gymraeg i bob parti yn yr apêl.

25. Gofynnwn i unrhyw un sydd am siarad Cymraeg roi gwybod i'r Arolygiaeth ymlaen llaw fel y gall yr awdurdod lleol drefnu i wasanaeth cyfieithu gael ei ddarparu cyn y gwrandawiad neu'r ymchwiliad. Gwneir y cais hwn yn yr hysbysiadau a'r llythyrau ffurfiol. Gellir gwneud ceisiadau ar y diwrnod er y gall hyn ohirio amser dechrau'r ymchwiliad neu'r gwrandawiad.

26. Byddwn yn penderfynu p'un a ddylai Arolygydd sy'n siarad Cymraeg gynnal yr ymchwiliad neu'r gwrandawiad gan ystyried pob ffactor perthnasol gan gynnwys, lleoliad y digwyddiad ac a oes Arolygydd ar gael sy'n siarad Cymraeg.

Ieithoedd Eraill

27. Fel arfer, cynhelir gwrandawiadau, ymchwiliadau ac archwiliadau yn Saesneg. Efallai y bydd angen cael gwasanaethau cyfieithu/dehongli ar gyfer unigolion neu grwpiau os nad Cymraeg neu Saesneg yw eu hiaith gyntaf.

Ystafelloedd Cotiau a Thoiledau

28. Dylai cyfleusterau toiled fod yn ddigonol gydag arwyddion clir. Dylid sicrhau y gellir cadw dillad awyr agored ar wahân. Dylai cyfleusterau toiled fod yn hygyrch i bobl anabl. Dylai cyfleusterau toiled fod yn hygyrch drwy gydol y digwyddiad heb fod angen i'r cyhoedd fynd drwy ddrysau lle y byddai'n rhaid iddynt ofyn am gael mynd i mewn ac allan.

Llungopïo

29. Dylid sicrhau bod darpariaeth ar gael i gopïo dogfennau yn gyflym yn ystod yr ymchwiliad neu'r gwrandawiad.

Ystafelloedd Ymwisgo

30. Y tu allan i ystafell yr ymchwiliad, gwrandawiad neu archwiliad dylid cadw'r Arolygwyr a'r partïon perthnasol ar wahân. Felly, lle bynnag y bo’n bosibl, dylid darparu ystafell i’r Arolygydd allu mynd iddi er mwyn osgoi cyswllt â'r partïon cyn ac yn ystod seibiannau yn yr achos ac i adael dogfennau ac eiddo personol yno. Dylai’r ystafell hon fod yn agos at yr ystafell a dylai fod bwrdd, cadeiriau a ffôn ynddi. Mae ystafell ymwisgo yn hanfodol ar gyfer ymchwiliadau sy’n para mwy na diwrnod.
31. Ar gyfer archwiliadau ac ymchwiliadau mwy o faint dylid darparu lle addas ar gyfer Swyddog y Rhaglen a llyfrgell yr ymchwiliad, a ddylai fod yn agos at y lleoliad hefyd.
32. Mewn achosion hir neu gymhleth, mae hefyd yn ddefnyddiol darparu man y tu allan i ystafell yr ymchwiliad lle y gall y partïon gynnal trafodaethau preifat.

Iechyd a Diogelwch

33. Yr awdurdod lleol, a/neu berchennog trydydd parti adeiladau a logir sy’n gyfrifol am ddiogelwch yr adeiladau a’r bobl sy’n eu defnyddio.

Pwyntiau Eraill i'w Hystyried

34. Efallai y bydd grwpiau penodol o bobl yn ystyried bod rhai lleoliadau yn amhriodol e.e. adeilad crefyddol neu eiddo trwyddedig ac felly dylid eu hosgoi fel arfer. Dylid darparu jygiau o ddŵr ffres a gwydrau hefyd ar gyfer yr Arolygydd, yr eiriolwyr a'r tystion.

Annex 1 - CYNLLUN AWGRYMEDIG AR GYFER YSTAFELL YMCHWILIAD