Arolwg Hawliau Tramwy Cwsmeriaid 2001-02

Arolygon Cwsmeriaid a’r Arolygiaeth Gynllunio

Fel arfer, mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn cynnal arolwg boddhad cwsmeriaid bob blwyddyn, gan ganolbwyntio ar un agwedd benodol o’n gwaith. Mewn blynyddoedd blaenorol, rydym wedi ystyried amryw feysydd o’n gwaith apeliadau cynllunio, ac yn 2000-01 buom yn arolygu boddhad cwsmeriaid gyda’n perfformiad wrth ddelio ag ymchwiliadau cynlluniau datblygu.
Un o dargedau allweddol yr Arolygiaeth ar gyfer 2001-02 oedd cynnal arolwg boddhad cwsmeriaid ar ein perfformiad wrth ddelio ag achosion hawliau tramwy. Yn dilyn ymarfer tendro, comisiynwyd WS Atkins gennym i gynnal ac ymgynghori ar y gwaith arolygu.

Dewis y Sampl

Prosesir tua 350 o Orchmynion Hawliau Tramwy bob blwyddyn, gyda phob achos yn cynnwys nifer o gefnogwyr neu wrthwynebwyr yn ogystal â’r Awdurdod Gwneud Gorchmynion ei hun. Golygodd hyn ein bod yn gallu cwmpasu sampl cynrychioliadol o’r bobl a oedd yn gysylltiedig â’r achosion hyn drwy gymryd achosion a gwblhawyd yn y ddwy flynedd ariannol ddiwethaf (1999-00 a 2000?01). Dewiswyd sampl o 4000 o gwsmeriaid ar hap o’n cronfa ddata gan WS Atkins o ganlyniad.

Methodoleg

Yn dilyn arolwg peilot, cynhaliodd ymchwilwyr o WS Atkins arolwg trwy’r post o bob un o’r 4000 o gwsmeriaid, ac fe’i dilynwyd gan arolwg dros y ffôn o 200 o bobl nad oeddynt wedi ymateb yn wreiddiol. Dychwelodd cyfanswm o 1,369 o gwsmeriaid eu holiaduron (cyfradd ymateb o 34%). Crynhoir y prif ganfyddiadau, ynghyd â meysydd ar gyfer eu gwella a awgrymwyd gan ymatebwyr a gweithredu arfaethedig yr Arolygiaeth mewn ymateb isod.

Cyffredinol

Yn gyffredinol, mynegodd ymatebwyr lefel uchel o foddhad gyda pherfformiad cyffredinol yr Arolygiaeth gynllunio wrth ddelio ag achosion a phenderfyniadau Hawliau Tramwy. Mynegodd yr ymatebwyr hynny a oedd yn cynrychioli Awdurdodau sy’n Gwneud Gorchmynion y lefel uchaf o foddhad.

Prif Ganfyddiadau

Darpariaeth/Argaeledd Gwybodaeth

Teimlodd dros dri chwarter o’r ymatebwyr eu bod wedi derbyn gwybodaeth ddigonol cyn mynychu gwrandawiad/ymchwiliad ac ynlgyn â’r gweithdrefnau ar gyfer darparu tystiolaeth ysgrifenedig. Yn ogystal, teimlodd nifer tebyg o ymatebwyr (70%) naill ai’n fodlon neu’n fodlon iawn gydag argaeledd taflenni gwybodaeth/nodiadau cyngor ac ati a ddarparwyd gan yr Arolygiaeth Gynllunio.

Yr Ymchwiliad

Ar y cyfan, teimlodd y mwyafrif o ymatebwyr (82%) fod y broses Ymchwilio naill ai’n effeithiol iawn neu’n gymharol effeithiol.

Mynegodd ymatebwyr lefel uchel o foddhad o ran rôl yr Arolygydd yn yr ymchwiliad a’r modd y cynhaliodd ef/hi y gweithrediadau. Er enghraifft, cytunodd dros 80% o ymatebwyr yn gryf bod yr Arolygydd yn: gwrtais a boneddigaidd; yn effeithiol wrth reoli’r Ymchwiliad; yn deg ac yn ddiduedd; ac yn broffesiynol yn eu hymagwedd. Cytunodd nifer tebyg yn gryf bod yr Arolygydd yn ymddangos fel petai wedi paratoi’n dda a rhoddodd ddigon o gyfle i bobl ofyn cwestiynau.

Yn ogystal, teimlodd bron i 90% o’r rhai a fynychodd Ymchwiliad bod amser digonol wedi ei ganiatáu ar gyfer pob pwnc, ar gyfer cyflwyno tystiolaeth ac ar gyfer y gweithrediadau yn gyffredinol.

Gwrandawiadau

Eto, mynegodd ymatebwyr lefel uchel o foddhad gyda’r gweithrediadau ar y cyfan mewn Gwrandawiadau. Teimlodd y mwyafrif o ymatebwyr eu bod wedi derbyn gwybodaeth ddigonol cyn mynychu gwrandawiad o ran: rôl yr Arolygydd (88%), fformat y Gwrandawiad (84%), a’u rôl eu hunain yn y Gwrandawiad (81%).

Teimlodd wyth deg saith y cant o ymatebwyr naill ai’n hynod fodlon neu’n gymharol fodlon â’r ffordd y rheolodd yr Arolygydd y gweithrediadau. Cytunodd 84% o ymatebwyr ei bod yn amlwg pwy oedd yr Arolygydd; bod yr Arolygydd wedi cyflwyno’i hun a bod yr Arolygydd wedi disgrifio’r drefn ar y dechrau.

Ymweliadau Safle

Mewn naw deg pump o achosion, cynhaliodd Arolygydd un neu fwy o ymweliadau safle ac ar y cyfan, mynegodd ymatebwyr lefel uchel o foddhad â rôl yr Arolygydd. Er enghraifft, cytunodd dros 80% o ymatebwyr yn gryf ei fod ef/hi yn gwrtais a boneddigaidd, yn ffeithiol bob amser, wedi paratoi’n drylwyr, yn effeithiol wrth arwain yr ymweliad safle, yn deg ac yn ddiduedd, ac yn broffesiynol eu hymagwedd.

Teimlodd 80% o ymatebwyr bod yr ymweliadau safle yn ddefnyddiol iawn neu’n gymharol ddefnyddiol.

Gweithrediadau yn Gymraeg

Dim ond nifer fechan o ymatebwyr yr ymdriniwyd â’u hachos yn Gymraeg, er bod y mwyafrif o’r rhain yn teimlo’n fodlon â’r gweithrediadau. Er enghraifft, cytunodd dros dri chwarter yr ymatebwyr bod sylw digonol wedi ei roi i faterion iaith Gymraeg a’u bod wedi cael digon o gyfle i fynegi eu hunain yn Gymraeg. Ni ddywedodd unrhyw un bod argaeledd Arolygwyr Cymraeg yn achosi unrhyw broblemau.

Meysydd yr Awgrymwyd y dylid eu Gwella

Dim ond chwarter o ymatebwyr a ddywedodd eu bod wedi defnyddio’r Llyfryn Gorchmynion Llwybrau Cyhoeddus a defnyddiodd hyd yn oed llai ohonynt y Llyfryn Gorchmynion Mapiau Diffiniol. Fodd bynnag, canfu’r mwyafrif llethol o ymatebwyr (92%) y llyfrynnau’n ddefnyddiol ac roeddynt yn teimlo’n fodlon â lefel y manylion a ddarparwyd. Awgryma hyn y gall yr Arolygiaeth Gynllunio ystyried ffyrdd o wella argaeledd a dosbarthiad y llyfrynnau hyn yn y dyfodol.

Dywedodd ychydig dros chwarter yr ymatebwyr (yn bennaf Awdurdodau sy’n Gwneud Gorchmynion a Phobl yr Ymgynghorwyd â hwy yn Statudol) eu bod yn teimlo y byddai’n ddefnyddiol cyflwyno gwybodaeth yn electronig.

Teimlodd dros ddau draean o ymatebwyr y dylid cyflwyno rheolau gweithdrefnol mewn achosion Hawliau Tramwy a fydd yn helpu i gyflymu ac egluro’r broses ar gyfer pawb sy’n ymwneud â hi.

Gweithredu arfaethedig

Ar hyn o bryd mae DEFRA yn y broses o gyflwyno rheolau gweithdrefnol ar gyfer achosion Hawliau Tramwy. Maent yn rhagweld y bydd y rhain yn cael eu cyflwyno ym mis Tachwedd/Rhagfyr 2002. Maent wedi ymgynghori â’r Arolygiaeth ar gynnwys y rheolau newydd, a byddwn yn diweddaru ein llyfrynnau arweiniad Hawliau Tramwy i’w hadlewyrchu.

Bydd ein llyfrynnau arweiniad yn parhau i fod ar gael am ddim, a gellir cael copi caled trwy gyfrwng ein hadran Hawliau Tramwy mewn adrannau hawliau tramwy awdurdodau lleol, ac yn electronig trwy gyfrwng gwefan yr Arolygiaeth Gynllunio. Yn y cyfamser, mae’r llyfrynnau cyfredol ar gael trwy gyfrwng gwefan yr Arolygiaeth (sydd erbyn hyn wedi’i harwyddo’n gliriach i gyfeirio ymwelwyr tuag at wybodaeth am hawliau tramwy), a gellir cael copi caled gennym ni a chan awdurdodau lleol. Byddwn hefyd yn cymryd gofal i ddarparu copïau o’r llyfrynnau i wrthwynebwyr pan ddaw pob achos i’r Arolygiaeth.

Gellir cyflwyno tystiolaeth yn electronig yn awr trwy gyfrwng cysylltiadau swyddogion achos, fel arfer fel atodiad e-bost, ac rydym yn symud tuag at weithio’n gwbl electronig erbyn 2005 yn unol ag agenda’r llywodraeth.

Casgliad

Roedd canlyniadau’r arolwg yn foddhaus iawn i’r Arolygiaeth. Yn amlwg mae lefel uchel o foddhad cwsmeriaid gyda’n gwaith hawliau tramwy, ac yn gyffredinol, mae canfyddiad da o’r Arolygiaeth, yn cwmpasu’r gwaith maes a gynhaliwyd gan Arolygwyr a’r gwaith gweinyddol a wnaed yn Temple Quay House.

Hoffem ddiolch i bawb a gymrodd ran yn yr arolwg.
Cynhaliwyd yr arolwg gan W S Atkins ar ran yr Arolygiaeth Gynllunio rhwng mis Gorffennaf a Thachwedd 2001 (prif ymgynghorydd: Jeremy Hardin). Trefnwyd y gwaith astudio a rheolwyd y prosiect gan David Halstead a Jane Huntbach o Is-adran Drafnidiaeth, Hawliau Tramwy a Datblygu yr Arolygiaeth.