Gorchmynion Mapiau Diffiniol

2 Y weithdrefn ar gyfer cynrychioliadau ysgrifenedig

2.1 Defnyddiwn ‘cynrychioliadau ysgrifenedig’, i olygu bod yr Ysgrifennydd Gwladol neu ein Harolygydd yn gwneud penderfyniad yn seiliedig ar y datganiadau a anfonwyd gan yr awdurdod sy’n gwneud y gorchymyn a’r gwrthwynebwyr. Ni chynhelir ymchwiliad, ond bydd ein harolygydd yn ymweld â’r safle cyn gwneud penderfyniad neu ysgrifennu adroddiad.

2.2 Defnyddiwn ‘gwrthwynebwyr’, i olygu unrhyw un sydd wedi gwneud gwrthwynebiad i’r awdurdod cyn y terfyn amser a nodir yn yr hysbysiad sy’n hysbysebu’r gorchymyn. Mae gan bob gwrthwynebydd yr hawl i leisio eu barn gerbron arolygydd os dymunent.

2.3 Os yw’n angenrheidiol, byddwn yn ysgrifennu at bob gwrthwynebydd ac at yr awdurdod er mwyn dweud wrthynt bod yr Ysgrifennydd Gwladol o’r farn bod y gorchymyn yn addas ar gyfer y weithdrefn cynrychioliadau ysgrifenedig. Ar gyfer y gwrthwynebwyr, byddwn hefyd yn amgáu copi o ddatganiad yr awdurdod o’r rhesymau pam y dylid cadarnhau’r gorchymyn, ynghyd â sylwadau’r awdurdod ar y gwrthwynebiadau.

2.4 Y weithdrefn cynrychioliadau ysgrifenedig yw’r un fwyaf addas ar gyfer gorchmynion sydd ond wedi denu nifer fechan o wrthwynebiadau, a dim un o’r rheini gan gyngor cymunedol. Mae’n rhaid i ni fod yn siwr nad oes gormod o dystiolaeth i’w hasesu neu dystiolaeth sy’n rhy gymhleth. Fel arall, bydd ymchwiliad neu wrandawiad yn angenrheidiol. Os bydd unrhyw wrthwynebydd neu awdurdod yn dymuno gwrandawiad, byddwn yn cynnal ymchwiliad cyhoeddus lleol neu wrandawiad yn dilyn y weithdrefn a nodir yn rhannau 3 a 4 y llyfryn hwn.

2.5 Unwaith y bydd pawb wedi cytuno i ddilyn y weithdrefn cynrychioliadau ysgrifenedig, byddwn yn caniatáu pythefnos i wrthwynebwyr wneud sylwadau ar ddatganiad a sylwadau’r awdurdod (a grybwyllir yn adran 2.3 uchod). Byddwn yn anfon unrhyw sylwadau a dderbyniwn i’r awdurdod, a bydd ganddynt hwythau 14 diwrnod i ymateb. Bydd y broses o gyfnewid sylwadau yn dod i ben pan na fydd gan yr awdurdod na’r gwrthwynebwyr ragor o sylwadau. Mae’n bwysig cofio na fydd ailadrodd dadleuon na hwyhau’r broses yn fanteisiol i neb a bydd yn gohirio’r penderfyniad ar y gorchymyn. Felly, dylai bawb sicrhau eu bod yn rhoi datganiad llawn o’u hachos yn eu cynrychioliad ysgrifenedig.

2.6 Unwaith y bydd yr holl sylwadau wedi’u cyfnewid, bydd ein harolygydd yn ymweld â’r safle.

2.7 Os bydd unrhyw un o’r gwrthwynebwyr eisiau mynd gyda’r arolygydd, bydd yn rhaid iddynt ofyn i ni yn ysgrifenedig cyn gynted ag y bo’n bosibl. Yna, byddwn yn trefnu dyddiad lle y gall y gwrthwynebydd, yr awdurdod a’n harolygydd fod yn bresennol. (Mae’n rhaid i’r awdurdod fod yn bresennol). Byddwn hefyd yn gwahodd unrhyw wrthwynebwyr eraill os ydynt yn dymuno gwneud hynny.

2.8 Diben yr ymweliad safle hwn yw i’r arolygydd weld llwybr y gorchymyn a’r ardal gyfagos ac i sylwi ar nodweddion ffisegol, megis camfeydd, giatiau, ffensys, waliau, cloddiau a choed. Yn ystod yr ymweliad safle, ni all yr arolygydd drafod y trefniadau a gyflwynwyd gan yr awdurdod na’r gwrthwynebwyr. Ond gall y ddwy ochr gyfeirio at nodweddion ffisegol y maent wedi’u crybwyll yn eu datganiadau.

2.9 Yn dilyn yr ymweliad safle, bydd yr arolygydd yn astudio’r gorchymyn a’r holl sylwadau a wnaed ac yna’n defnyddio’r meini prawf perthnasol i ddod i benderfyniad.

Cynrychioliadau hwyr

2.10 Os bydd unrhyw un yn anfon tystiolaeth i mewn ar ôl ymweliad safle ond cyn i’r penderfyniad gael ei wneud, byddwn yn ei throsglwyddo at yr arolygydd. Yna, bydd yr arolygydd yn penderfynu a godwyd cwestiynau newydd a allai effeithio ar y penderfyniad. Os felly, bydd yr arolygydd yn anfon y dystiolaeth at bawb sydd wedi gwneud cynrychioliadau ysgrifenedig, gan roi cyfle iddynt ymateb. Bydd ef neu hi hefyd yn ystyried pa un a ymchwiliad cyhoeddus lleol ynteu gwrandawiad sy’n angenrheidiol.