Gorchmynion Mapiau Diffiniol

4 Y weithdrefn gwrandawiadau

4.1 Mae awdurdodau’n anfon gorchmynion hawliau tramwy i’r Swyddfa Gymreig fel y gall yr Ysgrifennydd Gwladol benderfynu a ddylid eu cadarnhau. Yn ymarferol, arolygydd sy’n gwneud y penderfyniad hwn. Yn y gorffennol, roeddem yn delio â gorchmynion mewn un o ddwy ffordd. Naill ai drwy gyfrwng cynrychioliadau ysgrifenedig neu drwy gynnal ymchwiliad cyhoeddus lleol. (Gweler rhannau 2 a 3 y llyfryn hwn.)

4.2 Rydym wedi clywed y gall ymchwiliadau cyhoeddus lleol fod yn rhy ffurfiol a bygythiol i aelodau o’r cyhoedd. Felly rydym wedi penderfynu y dylem gynnal gwrandawiad yn hytrach nag ymchwiliad os yw hynny’n bosibl.

4.3 Mae gwrandawiad yn drafodaeth o dan arweiniad arolygydd a fydd yn penderfynu ar yr achos. Mae’n ffordd syml ac anffurfiol o ystyried y rhesymau o blaid ac yn erbyn cadarnhau gorchymyn. Er mwyn helpu gyda hyn, dylai pawb sy’n ymwneud â’r drafodaeth eistedd o amgylch bwrdd. Mae ystafell bwyllgora fechan fel arfer yn addas ar gyfer gwrandawiad. Fel rheol, ni ddylid defnyddio siambr y cyngor a’i hamgylchedd mwy ffurfiol. Disgwyliwn y bydd gwrandawiad yn fanteisiol i bawb sy’n mynychu, nid yn unig y rhai sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r achos. Felly, os byddwn yn cynnig gwrandawiad yn hytrach nag ymchwiliad cyhoeddus lleol, gobeithiwn y caiff y cynnig ei dderbyn.

4.4 Mae gwrandawiadau wedi dod yn ffordd lwyddiannus o benderfynu ar apeliadau cynllunio. Mae ein profiad gyda gwrandawiadau wedi dangos, o ganlyniad i’r fformat ‘bwrdd crwn’, nad yw gwrandawiad yn addas os yw un neu fwy o’r canlynol yn berthnasol:

• Os bydd cymaint o bobl eisiau siarad fel na fyddai trafodaeth o amgylch bwrdd crwn yn bosibl.
• Os oes materion polisi cymhleth.
• Os oes materion cyfreithiol cymhleth.
• Os bydd angen croesholi.

Cytuno ar y weithdrefn

4.5 Byddwn yn edrych ar yr holl achosion lle y byddem fel arfer yn cynnal ymchwiliad i weld a fyddai gwrandawiad yn addas. Os byddwn yn penderfynu y byddai, byddwn yn cynnig gwrandawiad. Rydym yn gofyn i bawb sy’n ymwneud â’r mater roi gwybod i ni, o fewn 10 diwrnod gwaith i ddyddiad y cynnig, a ydynt eisiau i ni gynnal gwrandawiad ai peidio. Dylent gofio, os byddwn yn cynnal gwrandawiad, na allant wneud cais am gostau, nac am wys i orfodi rhywun i fynychu. Dim ond os bydd pawb sy’n ymwneud â’r achos yn cytuno y byddwn yn trefnu gwrandawiad.

4.6 Byddwn yn ceisio trefnu gwrandawiad o fewn 12 wythnos i ddyddiad y cytundeb. A byddwn yn rhoi rhybudd o 28 diwrnod o leiaf i bawb am ddyddiad, amser a lleoliad y gwrandawiad. Byddwn yn dweud wrth y gwrthwynebwyr am y gwrandawiad, a bydd yr awdurdod yn dweud wrth unrhyw un arall sydd â diddordeb yn y tir sydd o dan sylw, neu sydd wedi ysgrifennu atynt ynglyn â’r gorchymyn. Bydd yr awdurdod yn rhoi gwybod i’r bobl hynny hefyd:

• ymhle a pha bryd y gallant archwilio copïau o’r datganiadau cyn-gwrandawiad ac unrhyw ddogfennau perthnasol eraill.
• os bydd yr arolygydd yn cytuno, gallant gymryd rhan yn y drafodaeth yn ystod y gwrandawiad.

Bydd yr awdurdod hefyd yn hysbysebu’r gwrandawiad yn yr ardal leol. Awgrymwn y dylai’r awdurdod roi o leiaf hysbysiadau ynglyn â dyddiad, amser a lleoliad y gwrandawiad ar ddau ben y llwybr perthnasol.

Rhoi gwybodaeth

4.7 Dim ond os bydd pawb sy’n ymwneud â’r gwrandawiad yn rhoi’r dogfennau, y dystiolaeth arall a’r dadleuon y maent yn bwriadu dibynnu arnynt, ymhell cyn y gwrandawiad, y byddwn yn cael manteision llawn gwrandawiad. Golyga hyn y gall pawb sy’n ymwneud â’r achos astudio’r materion ymlaen llaw. Yna, gall y gwrandawiad fod yn drafodaeth agored ar y prif faterion, heb i dystion orfod cael eu harchwilio a’u hailarchwilio yn y dull traddodiadol. Felly, mae’n bwysig iawn i’r gwrthwynebwyr a’r awdurdod anfon datganiad ysgrifenedig atom o leiaf 3 wythnos cyn dyddiad y gwrandawiad. Dylai’r datganiad ddarparu manylion llawn yr achos y byddant yn ei wneud yn ystod y gwrandawiad, gan gynnwys rhestr o unrhyw ddogfennau y byddant yn cyfeirio atynt ac, os yn bosibl, copïau o’r adrannau perthnasol o’r dogfennau hynny.

4.8 Caiff y datganiadau eu rhoi i’r arolygydd i’w hastudio. Ar yr un pryd, dylai’r gwrthwynebwyr anfon copïau o’u datganiadau at yr awdurdod. Byddwn yn anfon copi o ddatganiad yr awdurdod at y gwrthwynebwyr. Os bydd yr awdurdod yn cynhyrchu datganiad ychwanegol, dylent anfon copi atom ni, ac at y gwrthwynebwyr.

4.9 Mae’n rhaid i bawb sy’n ymwneud â’r achos ddilyn yr amserlen os ydym am lwyddo i gwtogi gweithdrefnau. Os nad yw’r arolygydd yn derbyn y wybodaeth sydd ei hangen arno ef neu hi ar yr amser priodol, efallai y bydd rhaid i ni ohirio’r gwrandawiad neu gynnal ymchwiliad cyhoeddus lleol yn ei le.

4.10 Byddwn yn trefnu ymchwiliad cyhoeddus lleol os bydd gwrthwynebydd, yr awdurdod, neu ni’n penderfynu nad yw gwrandawiad yn addas mwyach, cyn i’r gwrandawiad gael ei agor. Yn ystod y gwrandawiad, os yw gwrthwynebydd neu’r awdurdod yn penderfynu nad yw’r weithdrefn yn briodol, dylent ddweud wrth yr arolygydd a fydd yn siarad gyda phawb sy’n ymwneud â’r achos, a phenderfynu a ddylem gynnal ymchwiliad cyhoeddus lleol yn hytrach na gwrandawiad. Os bydd arolygydd yn penderfynu nad yw’r weithdrefn gwrandawiad yn addas mwyach, gall ef neu hi atal y gwrandawiad a gofyn i ni drefnu ymchwiliad cyhoeddus lleol.

Y weithdrefn yn ystod gwrandawiad

4.11 Bydd yr arolygydd yn egluro testun y gwrandawiad. Bydd ef neu hi yn:

• gofyn unrhyw gwestiynau sydd ganddo ef neu hi ynglyn â’r gorchymyn neu’r cynlluniau;
• disgrifio’r achos fel y mae ef neu hi yn ei ddeall ar ôl darllen y papurau ac ymweld â’r safle; a
• dweud beth yw’r pryderon yn ôl pob tebyg a sicrhau bod pawb yn cytuno.

Ar ôl hyn, bydd y pryderon yn cael eu trafod yn eu tro.

4.12 Fel arfer, bydd yr awdurdod yn dechrau drwy egluro eu hachos. Gallant gael eu cynrychioli gan eu hymgynghorydd cyfreithiol, ond nid yw hyn yn hanfodol. Dylai pawb fod wedi cael y cyfle i ddarllen yr holl ddeunydd ysgrifenedig ymlaen llaw, fel na bydd angen ei ddarllen ar goedd. Os yw’n bosibl, ni ddylid cynhyrchu deunydd na dogfennau newydd unwaith y bydd y gwrandawiad wedi agor, oherwydd efallai y bydd rhaid i’r gwrandawiad gael ei ohirio i roi amser i bawb eu hystyried. Os cynhyrchir dogfennau newydd, gall yr arolygydd ddweud a yw ef neu hi’n credu y dylid gohirio’r gwrandawiad, a gofyn i bawb yn y gwrandawiad am eu barn. Os bydd pawb yn cytuno y dylai barhau, bydd yr arolygydd yn caniatáu iddynt ofyn cwestiynau ynglyn ag unrhyw faterion y mae angen gwybodaeth neu eglurhad pellach. Bydd pawb sy’n cymryd rhan yn y gwrandawiad yn cael eu hannog i ofyn cymaint o gwestiynau perthnasol ag y dymunent. Bydd yr awdurdod yn cael gwneud unrhyw sylwadau terfynol cyn i’r drafodaeth gloi a chyn i’r ymweliad safle gael ei gynnal.

4.13 Gall yr arolygydd benderfynu y gellid ymdrin â rhai materion penodol yn haws pe byddai’r drafodaeth yn parhau ar y safle o dan sylw. Ddim ond pan fydd yn fodlon ar y canlynol y bydd ef neu hi yn gwneud hyn:

• bod amodau’r tywydd yn addas
• y gall y drafodaeth barhau heb roi unrhyw un o dan anfantais; a
• bod pawb yn y gwrandawiad yn cytuno ac yn gallu bod yn bresennol.

4.14 Os bydd y gwrandawiad yn cael ei gau cyn i’r ymweliad safle gael ei gynnal, ni ellir trafod y materion ar y safle. Bydd y gwrthwynebwyr a’r awdurdod yn cael y cyfle i fynd gyda’r arolygydd ar yr ymweliad safle. Gall unrhyw un sydd yn y gwrandawiad fynd hefyd.

4.15 Unwaith y bydd y gwrandawiad a’r ymweliad safle wedi dod i ben, bydd yr arolygydd yn astudio’r holl dystiolaeth a gyflwynwyd yn ysgrifenedig ac ar lafar yn y gwrandawiad. Yna, bydd ef neu hi yn ysgrifennu llythyr penderfyniad. Bydd copi o’r llythyr yn cael ei anfon i’r awdurdod, y gwrthwynebwyr, ac at unrhyw un arall sydd wedi gofyn am gopi.