Nodiadau canllaw i Arolygwyr sy'n Cynnal Ymchwiliadau i Orchmynion a Chynlluniau Ffyrdd Arbennig

Atodiad C

Cyfarfodydd cyn yr Ymchwiliad

C.1  Mae cynnal cyfarfod cyn yr ymchwiliad (y Cyfarfod) wedi bod yn hen arfer cyn agor ymchwiliadau maith neu gyfarfodydd a allai fod yn ddadleuol i drafod trefniadau gweithdrefnol ac i drefnu rhaglen ragarweiniol. Mewn rhai achosion, bu mwy nag un cyfarfod cyn yr ymchwiliad yn angenrheidiol. I ddechrau, roedd y cyfarfodydd hyn yn anffurfiol ac, er bod yr Arolygydd fel arfer yn llywyddu, nid oedd ganddi/ganddo unrhyw statws swyddogol. Fodd bynnag, mae Rheolau Trefn Priffyrdd ac ymchwiliadau Prif Swyddogion yr Heddlu erbyn hyn yn rhoi statws statudol i gyfarfodydd o'r fath .

C.2  Diben y Cyfarfod yw helpu'r Arolygydd a'r cyfranogwyr i baratoi'n briodol ar gyfer yr ymchwiliad, a thrwy hynny alluogi'r trafodion i gael eu cynnal mor effeithlon ac mor gyflym â phosibl. Bydd y cyfarfod yn un cyhoeddus, gyda'r Arolygydd yn llywyddu, ac efallai y cynhelir mwy nag un cyfarfod pan fydd yr Arolygydd yn ystyried bod hyn yn ddymunol .

C.3  Mae yna ddwy ffordd o drefnu cyfarfodydd cyn yr ymchwiliad - (a) gan yr Ysgrifennydd Gwladol / y Cynulliad a (b) gan yr Arolygydd. Yn yr achos cyntaf, bydd yr Ysgrifennydd Gwladol / y Cynulliad yn hysbysu'r prif bartïon y caiff y Cyfarfod ei gynnal ar yr un pryd ag y bydd ef/hi yn cyhoeddi y caiff yr ymchwiliad ei gynnal. Gwneir hyn ar ddechrau'r achos ac o bosibl hyd yn oed cyn penodi Arolygydd. Yn yr ail achos, bydd gan yr Arolygydd y pwer i drefnu i gynnal cyfarfod cyn yr ymchwiliad os bydd ef/hi yn credu bod hynny'n ddymunol .

C.4  Dylid cyfeirio at y Rheolau perthnasol i gael manylion y gofynion statudol ar gyfer amserau cyfarfodydd cyn yr ymchwiliad a'r adeg y dylid hysbysu pobl ynglyn â'r cyfarfodydd hyn .

C.5   Mae'r holl Reolau perthnasol yn nodi y dylai'r Arolygydd lywyddu'r cyfarfod ac y dylai bennu'r materion i'w trafod a'r gweithdrefnau i'w dilyn . Mae'r Rheolau hefyd yn nodi y gall yr Arolygydd wahardd unrhyw berson sy'n ymddwyn mewn ffordd sy'n tarfu ar y cyfarfod.

C.6   Cyn y Cyfarfod, dylai'r Arolygydd fod wedi llunio agenda ddrafft ar gyfer y cyfarfod ac, os na ddosbarthwyd hwn eisoes, dylai fod ganddo/ganddi ddigon o gopïau ar gyfer pob un o'r prif gyfranogwyr yn ogystal â rhai dros ben ar gyfer y cyhoedd. Hefyd, dylai'r Arolygydd fod wedi paratoi cyhoeddiad agoriadol yn nodi ei enw, ei gymwysterau ac ati, yn debyg i'r cyhoeddiad agoriadol ar gyfer yr ymchwiliad. Dylai'r Arolygydd amlinellu diben y cyfarfod, gan bwysleisio nad diben y cyfarfod yw gwrando ar dystiolaeth, ond trefnu ar gyfer rhediad effeithlon yr ymchwiliad pan gaiff ei agor. Dylai'r Arolygydd nodi'r rhai a fu'n bresennol (neu drefnu i rywun arall eu nodi) a threfnu rhestr bresenoldeb.

C.7   Dylai'r Arolygydd esbonio na fydd y cytundebau y deuir iddynt yn y Cyfarfod yn niweidio hawliau gwrthwynebwyr a phobl eraill sy'n ymddangos yn yr ymchwiliad heb iddynt fynychu'r Cyfarfod.

C.8   Dylid cynnal y Cyfarfod mewn ffordd gadarn ac effeithiol. Efallai y bydd naws y Cyfarfod yn sefydlu naws yr ymchwiliad pan fydd yn agor. Bydd y Cyfarfodydd hyn yn aml yn denu nifer fawr o bobl nad ydynt yn cymryd rhan ond sydd â diddordeb yn y trafodion, a dylai'r Arolygydd groesawu cwestiynau ganddynt hyd yn oed os nad ydynt yn uniongyrchol gysylltiedig â'r ymchwiliad. Efallai y bydd treulio ychydig funudau'n esbonio rhyw fater penodol yn gwrtais yn arbed oriau o amser yr ymchwiliad yn y pen draw.

C.9   Dylai unrhyw Arolygydd Cynorthwyol, Aseswr neu Swyddog Rhaglenni fel arfer fynychu'r Cyfarfod, a dylai'r Arolygydd eu cyflwyno ac esbonio'u swyddogaeth a'r rhan y byddant yn ei chwarae yn yr ymchwiliad. Bydd rôl y Swyddog Rhaglenni yn arbennig o bwysig yn ystod y cyfnod yn arwain at yr ymchwiliad. Dylid nodi manylion sut y gellir cysylltu ag ef/â hi a lleoliad y llyfrgell ar gyfer adneuo ac arolygu dogfennau yn glir.

C.10   Ar ddiwedd y Cyfarfod, bydd angen dosbarthu nodyn o gasgliadau'r cyfarfod i'r prif gyfranogwyr, a rhoi copi yn y llyfrgell ymchwiliadau. Felly, dylai'r Arolygydd (neu'r Swyddog Rhaglenni o bosibl) ystyried yr achos yn ofalus a pharatoi'r cofnod terfynol yn seiliedig ar hyn.

C.11   Gall y materion i'w hystyried yn y cyfarfod cyn yr ymchwiliad gynnwys:

1. Esboniad o ddiben a chwmpas yr ymchwiliad.
2. Nodi'r prif gyfranogwyr a chofrestru pobl eraill sy'n dymuno ymddangos yn yr ymchwiliad.
3. Nodi unrhyw ddeunydd sydd ei angen ar yr Arolygydd ac nad yw wedi'i gynnwys yn y datganiadau amlinellol, ac ystyried sut y darperir hyn, gan gynnwys y cynnydd a wnaed gydag unrhyw astudiaethau arbennig yr ymgymerir â hwy, a'r angen am gyfranogwyr ychwanegol.
4. Ymatebion i unrhyw wahoddiad gan yr Arolygydd i gyfranogwyr ystyried cydweithio.
5. Trefniadau ar gyfer paratoi datganiadau o ffeithiau y cytunwyd arnynt yn gyffredinol, gan gynnwys trefniadau ar gyfer unrhyw gyfarfodydd anffurfiol y mae'n bosibl y bydd eu hangen i gynorthwyo â'r gwaith o baratoi datganiadau o'r fath.
6. Adolygiad o'r amserlen i gwblhau'r gwaith cyn i'r ymchwiliad agor, gan gynnwys cyflwyno unrhyw ddatganiadau pellach.
7. Rôl yr Aseswyr.
8. Manylion am leoliad yr ymchwiliad a dyddiadau ac amserau arfaethedig eisteddiadau gan gynnwys unrhyw ddarpariaeth ar gyfer sesiynau gyda'r nos neu sesiynau mewn man gwahanol i'r prif leoliad.
9. Y rhaglen ar gyfer yr ymchwiliad.
10. Llety a chyfleusterau yn yr ymchwiliad (ee copïo, adysgrifau, ffonau, uchelseinydd, a chyfleusterau ar gyfer y cyfryngau).
11. Y ffordd o agor a chau datganiadau.
12. Cyflwyno tystiolaeth (fel arfer trwy ddarllen crynodebau yn unig).
13. Amserlenni a threfniadau ar gyfer cyflwyno, dosbarthu, arolygu, rhifo a rhestru dogfennau, profion tystiolaeth a chrynodebau (gweler Atodiad G).
14. Cytuno ar yr unedau mesur, enwau, acronymau, ac ati i'w defnyddio yn yr ymchwiliad.
15. Trefniadau ar gyfer delio â chynlluniau amgen (lle y bo'n gymwys).
16. Trefniadau ar gyfer ymweliadau â safleoedd.
17. Trefniadau ar gyfer Cyfarfodydd eraill Cyn yr Ymchwiliad (os oes angen).