Nodiadau canllaw i Arolygwyr sy'n Cynnal Ymchwiliadau i Orchmynion a Chynlluniau Ffyrdd Arbennig

Yr Ymchwiliad (parhad)

Tystio laeth 

Tystiolaeth Orau

7.74  Y dystiolaeth orau yw tystiolaeth o lygad y ffynnon nad oes dadlau yn ei chylch ac sydd wedi goroesi llu o gwestiynau. Mae tystiolaeth ail law yn llai dibynadwy ond ni ddylid ei diystyru oherwydd gallai fod o ryw ddefnydd, yn arbennig pan nad oes unrhyw dystiolaeth arall.

Ni Chaniateir Rhoi Tystiolaeth yn y Dirgel

7.75 Weithiau, gwneir ceisiadau i roi tystiolaeth yn y dirgel neu i drin tystiolaeth yn gyfrinachol. Mewn amgylchiadau arferol, dylid gwrthod ceisiadau o'r fath gan nad oes unrhyw bwer statudol yn galluogi Arolygydd i wrando ar dystiolaeth nad yw'n gyhoeddus. Pan fydd Arolygydd o'r farn y byddai dadlennu gwybodaeth yn gyhoeddus yn groes i'r budd cenedlaethol, mae'n bosibl gwneud cais i'r Ysgrifennydd Gwladol er mwyn i dystiolaeth o'r fath gael ei chlywed yn y dirgel neu i gynrychioliadau ysgrifenedig beidio â chael eu dadlennu. Bydd tystiolaeth a roddir yn y dirgel yn rhan o adroddiad ac argymhelliad ar wahân. Ni ddylid darllen unrhyw lythyrau o wrthwynebiad sy'n nodi na ddylid dadlennu eu cynnwys yn gyhoeddus mewn ymchwiliad neu wrandawiad. Ni ddylid ychwaith eu dangos i gyfranogwyr mewn ymchwiliad neu wrandawiad na dosbarthu copïau ohonynt. Mae cyfiawnder naturiol yn gorchymyn na ddylai Arolygydd ystyried llythyrau o'r fath wrth ddod i benderfyniad neu argymhelliad. Os yw'r awdur yn bresennol yn yr ymchwiliad neu'r gwrandawiad, dylai'r Arolygydd dynnu sylw at y ffaith na ellir ystyried y llythyr oni chaiff ei ddadlennu i'r partïon eraill, a dylai ganfod p'un a yw'r awdur yn dymuno newid ei benderfyniad na ddylid gwneud y llythyr yn gyhoeddus.

Profion o Dystiolaeth

7.76  Dylai copïau o bob prawf o dystiolaeth (ynghyd â chrynodebau) fod wedi cael eu hanfon at yr Arolygydd dair wythnos cyn agor yr ymchwiliad (neu fel arall yn unol â'r amserlen a bennwyd yn y cyfarfod cyn yr ymchwiliad), gan roi cyfle i'r Arolygydd ddarllen y dystiolaeth ac ymgyfarwyddo â'r achosion. Efallai na fydd hyn yn berthnasol lle nad yw'r ymchwiliad arfaethedig yn amodol ar unrhyw reolau ymchwiliadau penodol.

7.77  Mae Rheolau Gweithdrefn Ymchwiliadau 1994 (Offeryn Statudol 1994 Rhif 3263) yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod hyrwyddo ganiatáu i unrhyw un weld y profion o dystiolaeth a'r dogfennau a anfonwyd atynt neu ganddynt. Yn yr ymchwiliad, dim ond y crynodebau y dylid eu darllen (oni fydd yr Arolygydd yn caniatáu neu'n mynnu fel arall) ond gellir holi'r tyst ar ei brawf cyfan. Os bydd y parti sy'n rhoi tystiolaeth yn gofyn i'r crynodeb gael ei ystyried fel y brif dystiolaeth, gellir gwneud hynny, ac os felly dim ond y crynodeb fydd yn destun i holi. Pe gwneir hyn, mae'n rhaid i'r Arolygydd esbonio yr ystyrir bod y prif brawf wedi ei dynnu yn ôl ac na roddir unrhyw ystyriaeth i'w gynnwys.

7.78  Efallai y bydd y Swyddog Rhaglen yn gallu gwneud rhagor o gopïau o brofion o dystiolaeth i'w defnyddio yn yr ymchwiliad os bydd angen. Mae gan yr Arolygydd y disgresiwn i ganiatáu cyflwyniadau hwyr, ac i alluogi gwrthwynebwyr i gael eu clywed waeth p'un a gyflwynwyd profion ganddynt ai peidio.

Tystiolaeth Ddogfennol

7.79  Yn yr un modd â thystiolaeth lafar, dim ond os caiff tystiolaeth ddogfennol ei dadlennu'n llawn yn yr ymchwiliad i bob parti sydd â diddordeb priodol yn y mater y gellir rhoi ystyriaeth iddi. Pan gyflwynir llyfrau, neu bentyrrau o ddogfennau, dylai'r Arolygydd ofyn i'r parti dan sylw nodi (ac os oes angen, darllen) y rhannau hynny o'r dogfennau y gofynnir i'r Arolygydd eu hystyried. Bydd gwerth tystiolaeth ddogfennol a'r pwys y gellir ei roi arnynt yn amrywio. Gellir derbyn tystiolaeth ddogfennol heb ardystiad ond os bydd rhywun yn gwrthwynebu, dylai'r Arolygydd ddweud ei bod yn cael ei derbyn am ei gwerth, gan esbonio o ran egwyddor, ei bod yn debygol y rhoddir mwy o bwys ar dystiolaeth sy'n gwrthsefyll cwestiynau.

7.80  Yn ystod ymchwiliad, caiff llythyrau sy'n cynnwys gwrthwynebiadau, cefnogaeth a chynrychioliadau eu hanfon at yr Arolygydd neu at y Swyddog Rhaglen. Dylid llungopïo'r rhain bob amser a dylid gosod copïau yn y llyfrgell ymchwiliadau a dylid tynnu sylw'r cyhoedd ati o bryd i'w gilydd. Yn eithriadol, efallai y bydd angen darllen llythyr yn ystod yr ymchwiliad, ond fel rheol, mae eu presenoldeb yn y llyfrgell yn ddigonol (gweler 7.107 isod).

Recordio ar Dâp Sain, Tystiolaeth Fideo a Graffeg Cyfrifiadurol

7.81  Dylid ymdrin â cheisiadau i drin recordiadau sain fel tystiolaeth yn ofalus; gellir ymyrryd yn hawdd â thapiau ac mae datganiadau tystiolaeth sydd wedi'u recordio yn hepgor y broses o groesholi. Dylai Arolygwyr fod yn fodlon, cyn derbyn tystiolaeth o'r fath, bod unrhyw recordiadau yn ddilys.

7.82  Yn gyffredinol, mae'n rhesymol edrych ar dystiolaeth fideo ar yr amod nad oes unrhyw wrthwynebiad cryf gan bartïon eraill â diddordeb, a chyhyd ag y bo pawb arall sy'n ymddangos yn yr ymchwiliad yn cael cyfle i'w gweld. Gall fod yn ddefnyddiol gofyn i'r tyst sy'n cyflwyno'r recordiad nodi'r prif bwyntiau a wnaed er mwyn iddo gael ei groesholi. Mae'n rhaid i'r Arolygydd egluro bod yn rhaid i ddeunydd o'r fath gael ei ystyried heb ragfarn i ystyriaeth yr Arolygydd o'i berthnasedd a'i dderbynioldeb fel tystiolaeth, y bydd hawl gan eraill i wneud sylwadau arno . Yn gyffredinol, mae tystiolaeth lafar ac arsylwadau'r Arolygydd ei hun yn ddewisiadau gwell.

7.83  Yn achlysurol, efallai bod gwrthwynebiad cryf gan bartïon eraill ynglyn â derbyn recordiadau sain neu fideo fel tystiolaeth. Dylai'r Arolygwyr wrando ar y dadleuon ac, oni fydd y dystiolaeth yn amlwg yn amherthnasol, dylent nodi y caiff sylwedd y gwrthwynebiadau eu hystyried wrth ddyfarnu pa bwys, os o gwbl, y dylid ei roi ar y recordiadau.

7.84  Yn gynyddol, caiff darluniau cyfrifiadurol o effaith y datblygiad ar yr ardal o'i amgylch eu cyflwyno fel tystiolaeth. Nid oes unrhyw wrthwynebiad o ran egwyddor i gyflwyno deunydd o'r fath, ond dylai'r Arolygydd sicrhau y caiff y dull a fabwysiadir yn y broses o'i greu ei esbonio a'i ddogfennu, ac y darperir data technegol perthnasol (h.y. y pecyn meddalwedd a ddefnyddiwyd). Dylid ystyried unrhyw sylwadau gan yr ochr sy'n gwrthwynebu o ran cywirdeb y dechneg fodelu rithwir yn ofalus wrth asesu'r pwys y dylid ei roi ar y math hwn o dystiolaeth. Dylai copïau o ddarluniadau fod ar gael i'r Arolygydd a phartïon eraill â diddordeb.

Gwybodaeth a ddarperir ar Ddisg Hyblyg neu CD-ROM

7.85  Mae Arolygwyr, yn fwyfwy aml, yn derbyn ceisiadau i dderbyn gwybodaeth ar ffurf ddigidol. Fel rheol, fe'i cyflwynir ar ddisgiau hyblyg, ond gwelwyd enghreifftiau lle y cyflwynwyd gwybodaeth ar CD-ROM. Ymhlith y deunydd y gellid ei gynnig mae rhestrau o ddogfennau, cyflwyniadau i gloi, disgrifiadau o safleoedd a materion ffeithiol eraill o'r math y gellid eu cynnwys mewn datganiadau tir cyffredin, er enghraifft, ac o bosibl, mewn arddangosiadau o effaith prosiect ar yr ardal o'i amgylch gan ddefnyddio meddalwedd realiti rhithwir 3 dimensiwn. Mae'n annhebygol y bydd llawer o fudd yn gysylltiedig â derbyn fersiynau electronig o brofion o dystiolaeth. Fodd bynnag, gall cyflwyno deunydd ffeithiol sylfaenol sydd eisoes ar ffurf ddigidol yn y dull hwn wneud y gwaith o ddod i benderfyniad neu gynhyrchu adroddiad yn fwy effeithlon ac arbed rhywfaint o amser, er y bydd angen golygu fel rheol.

7.86  Ni ddylai Arolygwyr dderbyn unrhyw ddogfen ar ddisg oni fydd y ddogfen honno ar gael (er nid o reidrwydd yn yr un fformat) i'r holl bartïon sy'n gysylltiedig â'r achos neu sydd â diddordeb ynddo. Mae'n rhaid i ddogfen a gyflwynir ar ddisg gael ei derbyn yn agored er mwyn osgoi unrhyw awgrym o gyfrinachedd neu duedd, a dylid cynnig y disgiau i'w harchwilio gan eraill. Ac eithrio arddangosiadau realiti rhithwir, a fydd yn rhan o'r dystiolaeth ac y dylid eu derbyn am y rheswm hwnnw cyhyd ag y darparwyd copïau i'r holl bartïon eraill, yr Arolygydd fydd yn penderfynu p'un a ddylid derbyn unrhyw gynnig, neu wneud cais am gopïau o ddogfennau ar y ddisg. Yr ystyriaeth allweddol yn hyn o beth yw p'un a yw'r Arolygydd yn disgwyl i'r deunydd a gynigir ar ffurf electronig gynorthwyo yn y dasg o ysgrifennu'r penderfyniad neu'r adroddiad. Cynghorir Arolygwyr i wirio disgiau am firysau.

Cyflwyno Tystiolaeth Newydd

7.87  Ni ddylid atal tystiolaeth neu gyflwyniadau na soniwyd amdanynt yn y datganiadau, y gwrthwynebiadau a'r cynrychioliadau cyn yr ymchwiliad dim ond am na roddwyd rhybudd ymlaen llaw. Mae gan yr Arolygydd y disgresiwn i ganiatáu i fater newydd gael ei gyflwyno yn yr ymchwiliad a dylai wneud hynny fel rheol ar yr amod ei fod yn berthnasol.

7.88  Os bydd yr hyrwyddwr yn ceisio ychwanegu at ei achos, dylid caniatáu iddo wneud hynny ar yr amod y rhoddir cyfle digonol (drwy ohirio os bydd angen) i unrhyw wrthwynebwr yr effeithir arno ystyried y mater newydd, ac ymateb iddo. Os codir mater newydd gan wrthwynebwr, dylid caniatáu i'r hyrwyddwr alw ar dystiolaeth fel gwrthbrawf. I gyflawni hyn, efallai y bydd angen galw ar dyst newydd neu dystion newydd sy'n meddu ar yr arbenigedd perthnasol nad oedd o bosibl yn rhan o'r tîm gwreiddiol a gyflwynwyd gan yr hyrwyddwr.

Gwysio Tystion

7.89  O dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, Adran 250(2), a gymhwyswyd gan Ddeddf Priffyrdd 1980, Adran 302 a Deddf Caffael Tir 1981, Adran 5(2), mae gan yr Arolygydd y pwer i wysio tyst i ymddangos mewn ymchwiliad, os bydd yr Arolygydd yn penderfynu na fydd yn bosibl llunio adroddiad cywir fel arall.

7.90  Dylid arfer y pwer i godi gwys yn ofalus iawn a dim ond fel y dewis olaf. Os bydd yr Arolygydd o'r farn bod yn rhaid codi gwys, dylai ohirio'r ymchwiliad a hysbysu'r Arolygiaeth Gynllunio. Gan y bydd gwys yn cymryd amser i'w gweithredu, dylai'r ymchwiliad wrando ar dystiolaeth arall os yn bosibl, yn hytrach na gohirio i'r dyddiad y gellir gweithredu'r wys. Dylid nodi er y gellir gwysio tyst i ymddangos, ni ellir ei orfodi i siarad.

7.91  Ar yr achlysur anghyffredin iawn pan fydd Arolygydd yn credu efallai y bydd angen gwysio tyst, dylai'r Arolygydd hysbysu'r parti sy'n gwneud cais am yr wys y byddai'n ofynnol i'r parti dalu mân dreuliau, gan gynnwys enillion a gollwyd lle y bo'n briodol. Mae'n rhaid i'r parti a wnaeth gais amdani ac sy'n atebol i dalu unrhyw gostau cysylltiedig gyflwyno'r wys. Cyn codi gwys, byddai angen i'r Arolygydd gael ei fodloni'n rhesymol:

1. Bod y dystiolaeth a gaiff ei rhoi gan y tyst yn debygol o fod yn berthnasol i'r achos.
2. Mai'r tyst oedd y person priodol i roi'r dystiolaeth.
3. Na fyddai'r tyst yn dod oni chyflwynwyd gwys.
4. Na fyddai cynhyrchu datganiad statudol yn osgoi'r angen i dyst ymddangos yn bersonol.

7.92  Mae ffurflenni gwysio tystion ar gael pan fo'u hangen gan yr Arolygiaeth Gynllunio.

Pwer i Orchymyn y Gwaith o Ddadlennu Dogfennau

7.93  O dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, Adran 250(2) hefyd mae gan yr Arolygydd bwer i orchymyn y gwaith o ddadlennu dogfennau ar yr amod nad ydynt o natur gyfrinachol neu gyfyngedig, er y dylid nodi nad yw'r pwer hwn yn orfodol ar y Goron. Yn ymarferol, mae Arolygwyr yn canfod fel rheol y bydd cais ganddynt hwy yn cynhyrchu'r tyst neu'r ddogfen ofynnol ac, o ran adrannau'r Llywodraeth, gall Arolygwyr ddisgwyl i ddogfennau sy'n berthnasol i'r ymchwiliad fod ar gael yn hawdd.