Nodiadau canllaw i Arolygwyr sy'n Cynnal Ymchwiliadau i Orchmynion a Chynlluniau Ffyrdd Arbennig

Ymchwiliad (parhad)

Cynrychioliadau Ysgrifenedig

Fel Dogfennau Ymchwiliad

7.105 Bydd cynrychioliadau ysgrifenedig sy'n ymwneud â'r mater sy'n destun ymchwiliad (p'un a gawsant eu cyfeirio at yr Arolygydd, yr Awdurdod Priffyrdd neu'r Ysgrifennydd Gwladol / Cynulliad Cenedlaethol Cymru), a dderbyniwyd cyn neu yn ystod ymchwiliad, yn dod yn ddogfennau ymchwiliad. Mae dogfennau o'r fath yn rhan o'r deunydd y dylid ei ystyried gan yr Arolygydd a'r sawl sy'n gwneud y penderfyniad (gweler 7.79 a 7.80 uchod).

Diystyru Cynrychioliadau Ysgrifenedig

7.106 Mae'n rhaid i bob cynrychioliad ysgrifenedig gael ei ystyried gan yr Ysgrifennydd Gwladol / Cynulliad Cenedlaethol Cymru oni ellir ei ddiystyru o dan bwerau penodol megis Adran 258 Deddf Priffyrdd 1980 (gwrthwynebiadau yn arwain at wrthwynebiad i orchymyn llinell a wnaed); Atodlen 1 paragraff 19 yr un Ddeddf, sy'n ymwneud â methu â chydymffurfio â'r dyddiadau cau ar gyfer cynigion amgen; neu Atodlen 1, paragraff 4(5), Deddf Caffael Tir 1981 (materion sy'n ymwneud ag iawndal).

Argaeledd Cynrychioliadau Ysgrifenedig

7.107 Mae'n dilyn bod yn rhaid i fodolaeth yr holl gynrychioliadau ysgrifenedig gael ei datgelu yn yr ymchwiliad. Er nad oes angen i'r Arolygydd neu unrhyw barti eu darllen ar goedd, weithiau, efallai y bydd yn briodol cyfleu'r brif neges er mwyn i'r cyhoedd ddeall ymateb yr awdurdod hyrwyddo. Mae'n rhaid sicrhau bod copi o bob un ar gael i'r cyhoedd graffu arnynt yn ystod yr ymchwiliad (gweler 7.79 a 7.80 uchod).

Ymateb yr Hyrwyddwr

7.108 Mae hawl gan unrhyw un i roi sylwadau yn ysgrifenedig neu ar lafar, yn ôl disgresiwn yr Arolygydd, ar gynrychioliadau o'r fath. Dylai'r Arolygydd wneud pwynt o sicrhau nad yw'r hyrwyddwr yn esgeuluso rhoi unrhyw ymateb ar y materion hynny a godwyd mewn unrhyw wrthwynebiadau ysgrifenedig nad ymdriniwyd â hwy yn ystod yr ymchwiliad. Dylid gwneud hyn er mwyn i'r sawl sy'n gwneud y penderfyniad fod yn ymwybodol o bob ochr i bob dadl (gweler 7.67 uchod).

Gohebiaeth ar ôl yr Ymchwiliad

7.109 Ni ellir ystyried unrhyw lythyrau na chynrychioliadau ysgrifenedig eraill o unrhyw fath neu unrhyw ffurf arall o ddogfennaeth a dderbynnir gan Arolygydd ar ôl i ymchwiliad gau wrth lunio'r adroddiad; o ganlyniad, ni ddylai Arolygwyr annog unrhyw barti i'w cyflwyno. Cyfrifoldeb yr Ysgrifennydd Gwladol neu Gynulliad Cenedlaethol Cymru, ac nid yr Arolygydd yw ystyried cynrychioliadau ar ôl yr ymchwiliad. Os derbynnir unrhyw gynrychioliadau, dylai'r Arolygydd eu hanfon at yr Arolygiaeth Gynllunio ar unwaith. Nid yw hyn yn berthnasol i ddogfennau a arddangoswyd yn yr ymchwiliad y mae angen iddynt, mewn amgylchiadau eithriadol, gael eu hanfon ymlaen, neu eu copïo a'u hanfon ymlaen at ddefnydd yr Arolygiaeth ar ôl i'r ymchwiliad gau. Fodd bynnag, ni ddylid amgáu unrhyw faterion newydd ac mae'n rhaid i ddogfennaeth o'r fath gael ei hanfon ymlaen at yr Arolygiaeth Gynllunio.

7.110 Os amlygir tua diwedd yr ymchwiliad bod tystiolaeth neu ddogfennaeth bellach arwyddocaol yn debygol o fodoli y dylai'r Arolygydd ei hystyried ac nad yw wedi cyrraedd erbyn yr ymchwiliad, y peth priodol i'w wneud yw gohirio i ddyddiad, amser a lleoliad penodol a derbyn y dystiolaeth honno mewn sesiwn agored, gan roi cyfle i bobl groesholi fel y bo'n briodol cyn i'r ymchwiliad gau.

7.111 Ni ddylai Arolygwyr annog eiriolwyr i anfon copïau o'u hanerchiadau clo ar ôl i'r ymchwiliad ddod i ben na chytuno iddynt wneud hyn gan y byddai'n rhaid anfon copïau at bartïon eraill, a allai arwain yn y pen draw at gyfnewidiadau pellach ac, o ganlyniad, oedi yn y broses o gyflwyno adroddiad.