Nodiadau canllaw i Arolygwyr sy'n Cynnal Ymchwiliadau i Orchmynion a Chynlluniau Ffyrdd Arbennig

Paratoi ar gyfer ymchwiliad

Dogfennaeth

3.1 Mewn rhai achosion lle y caiff y gorchymyn ei hyrwyddo neu ei gyhoeddi gan Ysgrifennydd Gwladol/Cynulliad Cenedlaethol Cymru, darperir y dogfennau sylfaenol i'r Arolygydd, ond ni roddir unrhyw fath o friff iddo. Mae'n rhaid i'r Arolygydd astudio'r pwerau y mae'n rhaid iddo weithredu oddi tanynt a manylion y gorchmynion eu hunain yn ofalus. Dylai'r Arolygydd hefyd astudio nodweddion sylfaenol y gwrthwynebiadau a'r cynrychioliadau a wnaed eisoes. Yna, dylai nodi'r materion i'w cwmpasu a'r wybodaeth bellach sydd ei hangen ar gyfer yr ymchwiliad.

3.2 Ar gyfer achosion lle y caiff y gorchymyn ei hyrwyddo gan awdurdod lleol, mae'n bosibl y bydd yr Arolygydd, dan amgylchiadau eithriadol, yn cael briff yn ogystal â'r dogfennau sylfaenol. Er y gall briffiau fod yn ddefnyddiol, ni allant byth ddisodli astudiaeth drylwyr yr Arolygydd o'r pwerau perthnasol a'r dogfennau a ddarparwyd. Dylai unrhyw friff a ddarperir gan awdurdod lleol gael ei ddatgelu i'r partïon eraill yn yr ymchwiliad a dylid sicrhau bod copïau ar gael iddynt os bydd angen.

3.3 Ni ddylai Arolygydd gyfathrebu'n uniongyrchol â hyrwyddwr gorchymyn neu ag unrhyw barti arall byth heblaw am yn yr ymchwiliad ei hun. Os bydd yr Arolygydd yn darganfod unrhyw fwlch yn y ddogfennaeth a ddarparwyd cyn yr ymchwiliad dylai gysylltu â staff yr Arolygiaeth Gynllunio. Gall Arolygydd ymgynghori â'r Arolygiaeth Gynllunio ar unrhyw bwyntiau gweithdrefnol nad yw'r Arolygydd yn sicr ohonynt, ond nid ar deilyngdod unrhyw wrthwynebiadau neu gynrychioliadau sy'n gysylltiedig â chynigion.

Archwiliad o'r Safle Cyn yr Ymchwiliad

3.4 Dylai'r Arolygydd gynnal archwiliad ar wahân ac ar ei ben ei hun o safleoedd a/neu lwybrau'r cynigion cyn yr ymchwiliad. Drwy wneud hyn, ni ddylai'r Arolygydd fentro ar dir preifat a dylai osgoi cyswllt ag unrhyw un sy'n debygol o fod â diddordeb yn yr achos.

3.5 Os caiff yr Arolygydd ei herio, neu os bydd yn siarad yn anorfod ag unrhyw berson tra'n cynnal yr archwiliad o'r safle cyn yr ymchwiliad, dylai esbonio'n fras pam ei fod yna a dweud, mor gwrtais â phosibl, na all sgwrsio â neb, ac yn benodol na ddylai drafod testun yr ymchwiliad, ond y byddai'n falch o glywed ganddynt yn yr ymchwiliad os oedd ganddynt bwynt perthnasol i'w wneud. Dylai'r Arolygydd, fel rhan o'i gyhoeddiadau wrth agor yr ymchwiliad (gweler 7.11 isod) grybwyll unrhyw sgyrsiau o'r fath a ddigwyddodd cyn yr ymchwiliad, a nodi'n fras yr hyn a ddigwyddodd, gan sicrhau'r bobl sy'n bresennol na thrafodwyd teilyngdod y cynllun.

3.6 Mae Rhan 8 - Archwiliadau o Safleoedd - yn ymdrin ag ymweliadau â safleoedd yn fwy manwl.

Trefniadau'r Ymchwiliad

3.7 Yr awdurdod hyrwyddo (neu'r ymgeisydd mewn rhai achosion) sy'n gyfrifol am drefniadau'r ymchwiliad oni chytunir fel arall gyda'r Arolygiaeth Gynllunio. Fodd bynnag, fel arfer ar gyfer ymchwiliadau hwy, mae'n bosibl y bydd gan yr Arolygydd Swyddog Rhaglen, y bydd un o'i ddyletswyddau'n cynnwys cysylltu â'r partïon ynglyn â threfniadau'r ymchwiliad. Efallai y bydd yn gyfleus i'r Arolygydd a'r Swyddog Rhaglen gwrdd â'i gilydd yn lleoliad yr ymchwiliad neu fan arall ddiwrnod cyn y cyfarfod cyn yr ymchwiliad (os bydd un wedi'i drefnu) neu yn yr ymchwiliad. Fel arall, ar ôl sicrhau ymlaen llaw y gall gyrraedd lleoliad yr ymchwiliad yn ddi-oed, dylai'r Arolygydd gyrraedd tua 30 munud cyn i'r ymchwiliad agor, gwirio'r trefniadau a bodloni'i hun bod popeth mewn trefn. Dylai'r lleoliad fod yn hygyrch i'r cyhoedd. Ni ddylai'r mesurau diogelwch atal y cyhoedd rhag mynychu. Dylai wneud darpariaethau priodol hefyd ar gyfer pobl ag anghenion arbennig, gan ystyried darpariaethau Deddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd 1995.

3.8 Mae angen rhoi sylw penodol i'r cynllun eistedd. Dylai'r Arolygydd geisio sicrhau y bydd yn eistedd ychydig yn uwch na'r bobl eraill sy'n mynychu'r ymchwiliad a dylai fynnu bod bwlch rhesymol rhyngddo a'r partïon sy'n ymddangos. Dylai'r hyrwyddwr a'r prif wrthwynebwyr eistedd gyferbyn â'i gilydd. Dylid darparu seddau ar wahân i dystion. Dylai'r trefniadau sicrhau bod pob parti yn yr ymchwiliad, a'r cyhoedd yn gallu gweld a chlywed yr hyn sy'n digwydd drwy gydol yr achos. Efallai y bydd angen system sain; dylid sicrhau bod hon yn cwmpasu unrhyw ystafell arall ar gyfer y cyhoedd.

3.9 Os bydd y trefniadau'n anfoddhaol, efallai y bydd yn bosibl unioni hyn drwy gysylltu â'r staff sy'n uniongyrchol gyfrifol am y lleoliad. Ar adegau prin, mae'n bosibl y bydd amodau mor wael nes y bydd angen chwilio am leoliad amgen; e.e. o ganlyniad i swn nad ellir ei dawelu, diffyg gwres, gorlenwi neu allanfeydd tân annigonol. Os bydd yn rhaid newid lleoliad, dylai'r Arolygydd agor yr ymchwiliad yn y lleoliad gwreiddiol os yw'n ymarferol, ac yna ohirio i'r lleoliad newydd. Ar adegau prin, efallai y bydd angen gohirio'r ymchwiliad hyd nes y gellir dod o hyd i leoliad addas, ond ni ddylid gohirio'r ymchwiliad heb bennu dyddiad ailddechrau (sine die) (gweler 7.34 isod). Sut bynnag, mae'n rhaid i'r Arolygydd sicrhau y rhoddir cyfarwyddiadau clir i bob un sy'n bresennol yn yr ymchwiliad ar sut i gyrraedd y lleoliad newydd, bod pawb (ac eithrio hwyrddyfodiaid) yn gallu cyrraedd cyn i'r trafodion ailddechrau, ac y caiff hysbysiad ei arddangos yn y lleoliad a hysbysebwyd drwy gydol yr ymchwiliad yn nodi'r lleoliad newydd.

3.10 Cyn yr ymchwiliad, mae'n bosibl y bydd yr awdurdod hyrwyddo yn ymgynghori â'r Arolygiaeth Gynllunio, a disgwylir iddo wneud hynny os bydd ansicrwydd neu anawsterau penodol. Mewn amgylchiadau eithriadol, efallai y bydd yr Arolygiaeth Gynllunio yn cymryd cyfrifoldeb dros drefniadau'r ymchwiliad.

Cyfarfodydd Cyn yr Ymchwiliad

3.11 Cyn ymchwiliadau mwy o faint (y rhai y disgwylir iddynt bara am bythefnos neu fwy, neu'r rhai sydd â nifer fawr o wrthwynebwyr sy'n bwriadu ymddangos fel rheol) mae'n gyfleus trefnu cyfarfod cyn yr ymchwiliad i ymdrin â materion rhagarweiniol megis cyflwyno profion o dystiolaeth, cynhyrchu gwybodaeth benodol sy'n ofynnol gan yr Arolygydd, ffurfio gweithdrefnau ar gyfer yr ymchwiliad ei hun a dechrau bwrw golwg dros raglen o'r rhai fydd yn ymddangos.

3.12 Fel rheol, caiff yr angen i gael cyfarfod cyn yr ymchwiliad ei ragweld ar gam rhagarweiniol o'r weithdrefn a dylid rhoi'r trefniadau angenrheidiol ar waith cyn y dyrennir Arolygydd i'r achos. Fodd bynnag, os bydd Arolygydd yn ystyried y byddai cyfarfod cyn yr ymchwiliad yn fanteisiol ac nad oes un wedi'i drefnu, dylai ymgynghori â'r Arolygiaeth Gynllunio.

3.13 Mae'r Rheolau Gweithdrefn Ymchwiliadau yn darparu sail statudol ar gyfer cyfarfodydd cyn yr ymchwiliad a dylid eu hastudio'n ofalus er mwyn i Arolygwyr ymgyfarwyddo'n llwyr â'u dyletswyddau a'u pwerau. Mae canllawiau pellach ar gyfarfodydd cyn yr ymchwiliad i'w weld yn ATODIAD C. Fel rheol, bydd angen Swyddog Rhaglen ar gyfer ymchwiliad y mae angen cyfarfod cyn yr ymchwiliad ar ei gyfer. Dylai'r Swyddog Rhaglen fod yn bresennol yn y cyfarfod cyn yr ymchwiliad er mwyn gallu dechrau gweithio ar y gwaith rhaglennu (gweler 7.1-7.5) a threfniadau'r ymchwiliad (gweler 3.7-3.8 uchod).