Ymchwiliadau Cyhoeddus i Apeliadau Cynllunio ac Apeliadau Cysylltiedig

Nodyn Cyngor ar Arfer Gorau

1. Dim ond pan na fydd trafodaethau lleol wedi llwyddo i ddatrys anghytuno y dylid cyflwyno apeliadau o fewn y cyfnod apelio o chwe mis. Dim ond os yw'r apelydd yn barod i ddatgan ei achos gan ddisgwyl ei bod yn debygol y caiff dyddiad ei bennu ar gyfer digwyddiad sy'n cydymffurfio â'r targedau a osodir yn y rheolau trefniadol y dylid cyflwyno apeliadau lle ceisir ymchwiliadau.
2. Dylai apelyddion/asiantau egluro sail yr apêl yn briodol o'r cychwyn cyntaf, hyd yn oed mewn achosion lle na cheir penderfyniad. Er mai dim ond amlinelliad byr o’r manylion sydd ei angen, nid yw hyn yn rheswm iddynt beidio â bod yn gynhwysfawr, er yn gryno. Mae seiliau o'r fath yn cynorthwyo'r Arolygiaeth, ac yn wir yr Awdurdod Cynllunio Lleol (ACLl), i ddeall yr achos a'r goblygiadau ar gyfer ei raglennu.
3. Mae'n rhaid i ddatganiadau Rheol 6 fanylu'n llawn ar bryderon y partïon neu'r ystod o dystiolaeth y dibynnir arni. Dylent fod yn fanwl yn yr agweddau hyn gan nodi'r rhannau o dystiolaeth a gyflwynir yn glir (gan gynnwys niferoedd a meysydd arbenigedd tystion a gaiff eu galw).
4. Bwriedir i'r Datganiad Tir Cyffredin leihau'r amser a dreulir ar faterion pwysig nad ydynt yn ddadleuol yn yr ymchwiliad, ond nid yw'n cael yr ymroddiad o ran amser nac ymdrech y mae'n ei haeddu fel arfer. Mae'r Arolygiaeth yn cefnogi ymroddiad o'r fath yn gryf. Cyfrifoldeb yr apelydd yw mabwysiadu ymagwedd o'r fath ac anogir ACLlau i ymateb yn gadarnhaol i hynny.
5. Dylai fod deialog agored ac adeiladol ac ymgysylltiad ymhlith y partïon rhwng adeg yr apêl a dyddiad yr ymchwiliad. Byth a beunydd caiff materion elfennol eu codi mewn ymchwiliadau sy'n tynnu sylw o'r prif faterion a drafodir y dylent fod wedi'u datrys ymlaen llaw. Er enghraifft, er bod tynnu rhesymau dros wrthod yn ôl (yn dilyn trafodaeth) bob amser yn cael ei groesawu, os gadewir hyn tan yn hwyr, gall greu gwaith ofer i'r partïon eraill a pheri i Arolygydd arbenigol gael ei benodi'n ddiangen (a allai fod wedi cael ei benodi mewn rhywle arall ac nad yw'n debygol o gael ei ailbenodi yn y modd gorau posibl ar gam hwyr).
6. Dylid cymryd pob cyfle i'r apelydd a'r ACLl gyfranogi'n rhagweithiol ac yn adeiladol er mwyn iddynt gytuno a derbyn y dyddiad cyntaf a gaiff ei gynnig gan yr Arolygiaeth cyn gynted â phosibl. Fel arfer dim ond un dyddiad y caiff partïon ei wrthod cyn i'r Arolygiaeth Gynllunio osod dyddiad, a gaiff ei benderfynu yn ôl faint o Arolygwyr sydd ar gael a'r targedau a osodwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru i benderfynu ar apeliadau o'r fath. Lle y bydd partïon yn cytuno ar ddyddiad ar y cyd dylent gytuno ar un o fewn yr ystod darged a argymhellir gan yr Arolygiaeth a dylent wneud hynny cyn gynted â phosibl (nid ar ôl y 28 diwrnod a ganiateir iddynt wneud hyn.)
7. Dylai partïon fod yn rhagweithiol cyn i ymchwiliad agor, gan gynnwys, lle y bydd yn briodol, ymateb i gais yr Arolygiaeth i roi gwybod iddi a yw dyraniad a hyd yr ymchwiliad yn ddigonol, gan roi rhesymau (a sicrhau bod y prif bartïon eraill hefyd yn ymwybodol o'r newid a'r rhesymau a awgrymwyd). Mae hefyd yn fuddiol i'r holl bartïon sy'n gysylltiedig â'r broses, os cadarnheir nifer y tystion y mae pob parti'n bwriadu eu galw. 
8. Dylai partïon fabwysiadu technegau "rheoli prosiect" o ran gwaith achos ymchwiliadau. Mae'n rhaid sicrhau disgyblaeth wrth ddatblygu a chyflwyno tystiolaeth gan bartïon, fel bod modd sicrhau ei bod yn addas, yn berthnasol ac yn gymesur â'r achos. Mae hyn nid y unig yn berthnasol i'r ddogfennaeth ond mae hefyd yn berthnasol i'r ffordd y mae partïon, eu tystion a'u heiriolwyr yn ymddwyn yn yr ymchwiliad. Gall tystiolaeth orfanwl a'r amser y mae'n ei gymryd i'w hastudio nid yn unig ymestyn yr ymchwiliad yn ddiangen ond gallai dynnu sylw o brif ffocws yr achosion hefyd.
9. Mae'n rhaid i ddogfennaeth angenrheidiol gael ei pharatoi a'i chyflwyno ar amser, (er enghraifft, Datganiadau Tystiolaeth Ysgrifenedig, crynodebau o Ddatganiadau Tystiolaeth Ysgrifenedig, amodau drafft, Rhwymedigaethau Adran 106 wedi'u cwblhau.) Os na wneir hyn caiff yr amser sydd ar gael ar gyfer yr ymchwiliad ei ddefnyddio'n wael, ceir ansicrwydd, nid yw'r Arolygydd a benodwyd yn gallu cwblhau'r penderfyniad yn gyflym na chyflwyno adroddiad llawn i Gynulliad Cenedlaethol Cymru (lle, er enghraifft, ni chaiff Rhwymedigaeth A106 ei chyflwyno hyd nes i'r ymchwiliad ddod i ben), ac o bryd i'w gilydd, mae angen gohebiaeth ar ôl yr ymchwiliad.
10. Dylai deunydd o'r fath gael ei gyflwyno yn dilyn unrhyw gyngor a roddwyd gan yr Arolygydd naill ai mewn cyfarfod cyn yr ymchwiliad neu mewn nodyn ar yr achos penodol (neu'n wir yn unol â chyngor cyffredinol fel y gall ymddangos ar wefan yr Arolygiaeth). Hefyd dylai fod yn gryno ac yn gymesur â'r achos ac ni ddylai ddatgan polisi na chanllawiau cynllunio cenedlaethol yn ddiangen.
11. Mae'n rhaid i'r eiriolwyr a/neu'r tystion arbenigol hyn sydd eu hangen ar gyfer yr achos fod yn rhan o'r broses yn gynnar er mwyn pennu cwmpas a chanolbwynt yr achos hwnnw. Gall oedi o ran cynnwys y personél addas arwain at newidiadau hwyr yn achos parti, a fydd yn arwain at oblygiadau o ran cwmpas a hyd y digwyddiad. Mae'n rhaid rhoi mesurau lliniaru ar waith er mwyn sicrhau y gall yr achos fynd yn ei flaen ar yr amser a bennir gan yr Arolygiaeth, faint bynnag o eiriolwyr a/neu dystion penodol sydd ar gael.
12. Dylid osgoi'r arfer o geisio cyfuno apêl ddiweddarach ag un sydd eisoes wedi'i rhaglennu. Ni chaniateir ceisiadau o'r fath fel arfer os byddai hynny'n arwain at oblygiadau afresymol o ran trefniadaeth, tegwch neu reoli'r ymchwiliadau.
13. Yn yr un modd, mae'r Arolygiaeth yn dadansoddi'r sylfaen y gwneir ceisiadau i ohirio neu ddirymu apeliadau a gyflwynwyd arni. Mae'r Arolygiaeth o'r farn y gwneir apêl am fod yr apelydd wedi rhoi cynnig ar bob ffordd (leol) arall o gael caniatâd cynllunio. Fel y mae'n rhaid i ACLl ddisgwyl gallu amddiffyn ei reswm dros wrthod rhoi caniatâd cynllunio neu dros fethu â gwneud penderfyniad, mae'n rhaid i apelydd sydd wedi gwneud penderfyniad bwriadol i apelio fod yn barod i gyflwyno ei achos i'w archwilio gan yr Arolygydd annibynnol a diduedd neu Gynulliad Cenedlaethol Cymru. Os credir bod ffyrdd o gael caniatâd yn lleol y mae'n werth eu harchwilio, bwriedir i'r cyfnod apelio o chwe mis alluogi hynny i ddigwydd.