Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2004/05

Datganiad ar y System Rheolaeth Fewnol

Cwmpas a chyfrifoldeb

Fel Swyddog Cyfrifo, mae gennyf gyfrifoldeb am gynnal system gadarn o reolaeth fewnol sy'n cefnogi'r broses o gyflawni polisïau, nodau ac amcanion yr Arolygiaeth, tra'n diogelu yr arian cyhoeddus a'r asedau yr wyf i'n gyfrifol amdanynt yn bersonol, yn unol â'r cyfrifoldebau a bennwyd i mi yn 'Government Accounting'.

Fe'm penodwyd yn Swyddog Cyfrifo ar gyfer yr Arolygiaeth gan Ysgrifennydd Parhaol a Swyddog Cyfrifo Swyddfa'r Dirprwy Brif Weinidog. Ceir dadansoddiad manwl o'n cyfrifoldebau ar y cyd a'n cyfrifoldebau a rennir, gan gynnwys fy nghyswllt â gweinidogion, yn y llythyr penodi.

Diben y system rheolaeth fewnol

Cynllunnir y system rheolaeth fewnol i reoli risg yn rhesymol yn hytrach na dileu pob risg o fethu â chyflawni polisïau, nodau ac amcanion; dim ond sicrwydd rhesymol ac nid sicrwydd pendant o effeithiolrwydd y gall ei ddarparu felly. Mae'r system rheolaeth fewnol yn seiliedig ar broses barhaus a gynllunnir i nodi a blaenoriaethu'r risgiau i gyflawni polisïau, nodau ac amcanion yr Arolygiaeth, i werthuso pa mor debygol ydyw y bydd y risgiau hynny'n codi a'r effaith pe baent yn codi, a'u rheoli mewn modd effeithlon, effeithiol a darbodus. Sefydlwyd y system rheolaeth fewnol hon, yn unol ag arweiniad y Trysorlys, mewn blynyddoedd blaenorol a bu'r system ar waith ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2005 a hyd at ddyddiad cymeradwyo'r adroddiad blynyddol a'r cyfrifon.

Capasiti i ddelio â risg

Arweinir y broses o reoli risg gan ardystiad y bwrdd o bolisi risg a gweithdrefnau rheoli risg yr Arolygiaeth a thrwy natur strwythurol y mecanwaith cofnodi risg.

Yn dilyn argymhelliad adolygiad archwiliad mewnol blaenorol, Uned Cymorth y Prif Weithredwr - CXSU (Y Gangen Cynllunio Corfforaethol yn flaenorol) sydd â chyfrifoldeb gweithredol dros bolisi risgiau'r Arolygiaeth. Fodd bynnag, yn y bôn, cydnabu mai'r bwrdd theoli a, thrwyddynt hwy, reolwyr gweithredol ar draws y sefydliad, sy'n gyfrifol am y broses o reoli risg.

Mae presenoldeb staff yr Uned Cymorth mewn seminarau risg a grwpiau risg adrannol wedi cyfrannu at wybodaeth arbenigol ac wedi galluogi'r broses o ystyried technegau arfer gorau.

Mae rhaglen ffurfiol o hyfforddiant rheoli risg ar gyfer rheolwyr wedi'i chwblhau yn ystod y flwyddyn ariannol hon.

Y fframwaith risg a rheoli

Mae gweithdrefnau rheoli risg yr Arolygiaeth yn darparu ar gyfer isafswm o ddau adolygiad bob blwyddyn o'r gofrestr risgiau strategol wedi'u halinio i'r cylch cynllunio busnes blynyddol ac i'r gwaith o gwblhau'r cyfrifon blynyddol. Yn dilyn cymeradwyaeth y Bwrdd Rheoli, caiff y broses a'r canlyniadau eu hadolygu ymhellach gan y Pwyllgor Archwilio gan sicrhau mewnbwn gan gynrychiolwyr archwilio mewnol ac allanol.

Yn ystod 2004, ymgymerwyd â gwaith i ddatblygu'r gofrestr risgiau strategol a'r ffordd y caiff ei monitro a'i diweddaru. Bu'n llwyddiant mawr ac mae'r gwaith wedi cyfrannu at reolaeth fwy effeithiol o risgiau ar lefel y Tîm Rheoli. Swyddogaeth gytûn y Bwrdd Rheoli yw bod yn gyfrifol am nodi a gwerthuso newidiadau i'r risg bresennol. Mae'n rhaid i holl bapurau'r Bwrdd a'r Tîm Rheoli gynnwys asesiad penodol o risg. Caiff pob risg gritigol strategol neu risg fusnes ei throsglwyddo i Gyfarwyddwr unigol ac mae'n ofynnol iddynt weithredu a rheoli'r gwrthfesurau priodol. Mae prosiectau mawr o fewn y sefydliad yn cadw eu cofrestrau risg unigol eu hunain ac maent yn adolygu unrhyw fygythiadau i'r dasg o gwblhau prosiectau yn llwyddiannus fel rhan annatod o'r broses o reoli rhaglenni. Ceir mynediad i'r prosiectau hyn ar lefel y Bwrdd drwy'r Uwch Swyddog Cyfrifol (SRO).

Mae polisi risg yr Arolygiaeth yn cydnabod y bydd parodrwydd sefydliad i fentro yn amrywio yn dibynnu ar amgylchiadau'r achos. Bydd yr Arolygiaeth yn lleihau risg mewn meysydd strategol er mwyn rheoli risg ym meysydd perfformiad statudol ac ar draws y sefydliad. Byddwn yn parhau i sicrhau y caiff gwerthusiad buddsoddi llawn, sy'n ystyried materion yn ymwneud â rheoleidd-dra a phriodoldeb, ei gynnal ar lefelau priodol ar draws y sefydliad.

Adolygu effeithiolrwydd

Fel Swyddog Cyfrifo, rwy'n gyfrifol am adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol. Caiff fy adolygiad o effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol ei lywio gan waith yr archwilwyr mewnol a'r rheolwyr gweithredol o fewn yr Arolygiaeth sy'n gyfrifol am ddatblygu a chynnal a chadw'r fframwaith rheolaeth fewnol, a chan sylwadau a wnaed gan yr archwilwyr allanol yn eu llythyr rheoli ac adroddiadau eraill. Rwyf wedi derbyn cyngor ar oblygiadau canlyniad fy adolygiad o effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol gan y Bwrdd a'r Pwyllgor Archwilio ac rwy'n bwriadu mynd i'r afael â gwendidau a sicrhau gwelliant parhaol y system.

Mae rheolaeth fewnol o fewn yr Arolygiaeth yn parhau i fod yn seiliedig ar fframwaith o wybodaeth rheoli reolaidd, rheoleiddio ariannol, a gweithdrefnau gweinyddol gan gynnwys gwahanu dyletswyddau, goruchwyliaeth gan reolwyr a system o ddirprwyo ac atebolrwydd. Yn arbennig mae hyn yn cynnwys:

•  Pwyllgor Archwilio, gyda chynrychiolaeth archwilio mewnol ac allanol, sy'n cyfarfod bedair gwaith y flwyddyn o dan gadeiryddiaeth cyfarwyddwr anweithredol;

•  Adroddiad blynyddol gan y Pennaeth Archwiliad Mewnol yn cynnwys barn ar reolaeth fewnol;

•  Rhaglen fanwl o waith archwiliad mewnol, gan gynnwys adolygiad o gydymffurfio â'r Datganiad o Reolaeth Fewnol;

•  Cadarnhad gan y Bwrdd Rheoli o ddatganiad strategaeth risg a gweithdrefnau rheoli risg;

•  Cynnal a chadw cofrestrau risg strategol yn cynnwys monitro ac adrodd yn ôl i'r bwrdd rheoli yn rheolaidd;

•  Cylch cynllunio busnes blynyddol sy'n gosod targedau ac amcanion sefydliadol ar gyfer y flwyddyn;

•  Ymarfer ailddyrannu canol blwyddyn sy'n ailystyried allbynnau arfaethedig a chywirdeb cyfatebol y dyraniad ariannol cychwynnol;

•  Adroddiadau mewnol misol ac adroddiadau stiwardiaeth blynyddol, sef proses sy'n ei gwneud yn ofynnol i Gyfarwyddwyr unigol roi cyngor ar unrhyw amrywiaethau i ddyraniadau cymeradwy, a'r rhesymau am yr amrywiaethau hynny;

•  Rheolaeth gaeth dros y gallu i neilltuo gwariant ar ran yr Arolygiaeth, gyda system o awdurdodau dirprwyedig wedi ei dogfennu'n llawn;

•  Mesur allbwn drwy gyfrwng targedau perfformiad cytûn a dadansoddiad o gostau uned;

•  Rheolaeth lawn o asedau sefydlog, gyda staff yn eu gwirio'n rheolaidd yn erbyn cofnodion cyfrifo a stocrestrau;

•  Disgyblaethau rheoli prosiect ffurfiol gan gynnwys sefydlu canolfan rhagoriaeth bwrpasol;

•  Staff caffael proffesiynol a pholisïau caffael wedi'u dogfennu a'u rheoli'n llawn yn unol â chanllawiau OGC;

•  Rhaglen o hyfforddiant rheoli risg ar gyfer aelodau'r Bwrdd a Rheolwyr wedi'i chwblhau ym mis Iona wr 2005;

•  Cyhoeddi polisi atal twyll;

•  Cyflwynwyd trefniadau diwygiedig ar gyfer rheoli'r gyllideb ym mis Mawrth 2005 gyda mwy o arbenigedd yn lleihau'r posibilrwydd o gamgymeriadau a hepgoriadau a gwaredu achosion o ddyblygu.

Ymhlith y gwelliannau arfaethedig i'r fframwaith rheoli yn y flwyddyn ariannol 2005/06 mae:

•  Parhau i ddatblygu system gwybodaeth fusnes sefydliadol ar gyfer gwella safonau adrodd rheolaeth fewnol;

•  Diwygio a gwella trefniadau rheoli risg gan gynnwys cofrestrau risg strategol a risg weithredol ynghyd â phroses fonitro ac adrodd rheolaidd i'r Bwrdd Rheoli;

•  Gwell trefniadau llywodraethu gan gynnwys sefydlu cyfarfodydd rheolaidd ar gyfer "Grwp Rheoli Gwaith Achos" a "Grwp Pennaeth Proffesiwn".

Ni nodwyd unrhyw broblemau o ran twyll neu broblemau rheoli difrifol yn ystod y flwyddyn ariannol 2004/2005.

Katrine Sporle
Prif Weithredwr
28 Mehefin 2005