Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2004/05

Ailstrwythuro, cynhyrchiant ac arbedion effeithlonrwydd

Yn ystod y flwyddyn ad-drefnodd yr Arolygiaeth ei strwythur mewnol er mwyn rhoi mwy o bwyslais ar ddarparu gwasanaethau yn effeithlon, ar ffocws cryfach ar bolisi ac ar wasanaethau cymorth sy'n rhoi mwy o werth am arian.

Mae'r broses o reoli gwaith achos y rhan fwyaf o waith yr Arolygiaeth wedi'i threfnu ar sail ranbarthol erbyn hyn. Penodwyd dau Gyfarwyddwr Gweithredol newydd i reoli'r broses hon, ynghyd â Chyfarwyddwr Polisi/Pennaeth Proffesiwn. Fel rhan o'r broses ailstrwythuro crëwyd tîm newydd cymorth i gwsmeriaid ac Uned Dysgu a Datblygu. Ffurfiwyd yr olaf i ddwyn ynghyd y gwahanol dimau a fu'n gyfrifol am gynllunio a darparu hyfforddiant. Erbyn diwedd mis Mawrth roedd y cynllun staffio diwygiedig a threfniadau'r swyddfeydd wedi'u cwblhau.

Nid yw newid sefydliadol na gweithio'n electronig, er cyn bwysiced ydynt, yn gallu sicrhau seilwaith digon effeithiol a chadarn ar gyfer yr heriau yr oedd yr Arolygiaeth yn eu hwynebu. Mae angen mwy o newidiadau sylfaenol yn y ffordd y mae'r Arolygiaeth yn gweithio. Am y rheswm hwn, ar y cyd â'r rhaglen ailstrwythuro gwnaed ymgais sydd yr un mor bwysig i sicrhau newid sylfaenol yn niwylliant yr Arolygiaeth. Mae agweddau ar y rhaglen hon yn cynnwys hyrwyddo gweithio mewn tîm, creu hinsawdd o arloesi a gwella parhaus, a mwy o bwyslais ar wasanaeth cwsmeriaid. Bydd y strwythur newydd hwn yn cynnwys perthynas waith agosach rhwng Arolygwyr a'r staff sy'n gweithio yn y swyddfa a bydd yn galluogi'r Arolygiaeth i sicrhau'r cynhyrchiant mwyaf posibl ac i gasglu ynghyd wybodaeth ranbarthol er mwyn ei gwneud yn bosibl i system y Fframwaith Datblygu Lleol newydd gael ei gweithredu'n effeithlon.

Mae'r Arolygiaeth yn ffyddiog y bydd y newidiadau hyn yn ei galluogi i ddarparu ei wasanaethau'n fwy effeithiol. Fodd bynnag, bydd yn parhau i adolygu ei gweithdrefnau er mwyn sicrhau ei bod yn cyflawni'r targedau a bennir gan Weinidogion.

Yn ystod y flwyddyn, gyda chytundeb y Gweinidogion, cyflwynodd yr Arolygiaeth weithdrefnau gyda'r nod o ymdrin â rhai mathau o apeliadau cynllunio yn fwy effeithlon.

Cyhoeddwyd rhestr o feini prawf dynodol i bennu a yw apêl yn addas i'w benderfynu yn dilyn cynrychioliadau ysgrifenedig. Pryd bynnag y gofynnir am ymchwiliad neu wrandawiad, ond yr ymddengys bod yr apêl yn bodloni'r meini prawf hynny, hysbysir y prif bartïon o farn yr Arolygiaeth bod yr apêl yn addas i'w benderfynu drwy gynrychioliadau ysgrifenedig. Mewn achosion lle y gofynnwyd am wrandawiad bu nifer galonogol o apelyddion yn derbyn awgrym yr Arolygiaeth y dylid penderfynu ar yr achos drwy gynrychioliadau ysgrifenedig. O ganlyniad bu modd ymdrin ag achosion o'r fath yn gynt ac yn fwy effeithlon. Wrth gwrs, lle mae'r un o'r prif bartïon yn arfer eu hawl i gael gwrandawiad, trefnir ymchwiliad/gwrandawiad.

Ymchwilir i ffyrdd posibl o ymdrin ag achosion y penderfynir arnynt mewn gwrandawiadau mewn modd mwy effeithlon, drwy , er enghraifft, grwpio achosion yn ardal un awdurdod lleol neu, lle y bo'n ymarferol, drwy ymdrin â mwy nag un achos mewn diwrnod.

Newidiwyd y ffordd y caiff dyddiadau ymchwiliadau a gwrandawiadau eu trefnu ar gyfer achosion o dan Ddeddf Cefn Gwlad a Hawliau Tramwy 2002 hefyd. O ganlyniad bu modd defnyddio Arolygwyr yn fwy effeithlon. Pan ddeuant i rym bydd y system newydd hefyd yn gwella amseroldeb targedau, a chynorthwyo'r rheolau ar gyfer ymchwiliadau a gwrandawiadau.